Bagi bisnis Apotek, laporan keuangan berfungsi untuk mencatat seluruh transaksi keuangan dan digunakan untuk mengelola keuangan bisnis agar lebih teratur. Laporan keuangan ini berisi catatan pendapatan, pengeluaran, kewajiban dan aset. Banyak transaksi yang terjadi dalam masing-masing hal tersebut, sehingga Anda perlu menyusun laporan yang baik dan terperinci.
Dalam satu hari, Apotek bisa melakukan banyak transaksi, jika laporan ini tidak disusun dengan teratur, maka keuangan Apotek akan sulit dipahami. Mau tau cara menyusun laporan keuangan sederhana untuk bisnis Apotek? Langsung saja lihat tips-tipsnya melalui pembahasan yang telah Gmin buat, khusus untuk Anda!
1. Apa itu Laporan Keuangan Sederhana?
Laporan keuangan sederhana merupakan ringkasan keuangan yang terjadi dalam Apotek dalam suatu periode tertentu. Laporan ini berisi catatan penjualan obat-obatan maupun alat kesehatan lainnya, dan ada juga pengeluaran yang berkaitan dengan operasional Apotek. Laporan ini sangat krusial, karena berfungsi untuk mengetahui gambaran dari keuangan Apotek dalam suatu periode.
Biasanya laporan sederhana ini dilakukan saat periode Apotek memasuki akhir, bisa tahunan, per-tiga bulan maupun bulanan, tergantung dengan Apotek. Dengan menyusun laporan dengan teratur, Apotek secara langsung akan menunjukkan kredibilitas yang dimiliki sehingga berpengaruh pada reputasi.
Selain menjadi gambaran keuangan, informasi yang ada pada laporan ini dapat digunakan untuk mengambil keputusan bisnis loh. Umumnya laporan ini berisi neraca, laporan laba rugi, arus kas dan perubahan modal. Nantinya hal-hal yang sudah Gmin sebutkan tadi akan digunakan pengelola Apotek untuk menghitung modal, bisa berbentuk modal pribadi maupun pinjaman.
2. Cara Menyusun Laporan Keuangan Sederhana
Mencatat Transaksi yang Terjadi
Untuk membuat laporan ini, Anda harus mencatat transaksi yang masuk ketika pelanggan membeli obat-obatan maupun alat kesehatan lainnya. Disini Anda juga harus memisahkan transaksi berdasarkan produk yang terjual, misalnya transaksi obat resep, obat bebas atau produk kesehatan lainnya, agar pencatatan lebih teratur.
Selain mencatat transaksi yang masuk dari penjualan, Anda juga harus mencatat transaksi pengeluaran, ketika mencatat pengeluaran, Anda akan mengetahui berapa banyak modal yang dikeluarkan. Ketika Apotek membeli stok obat-obatan dan produk kesehatan lainnya melalui PBF, transaksi ini juga perlu dicatat, termasuk biaya pengirimannya.
Berdasarkan hal yang sudah Gmin sebutkan diatas, Anda perlu memiliki buku khusus untuk mencatat segala transaksi ini supaya pencatatan lebih mudah dan teratur. Saat semua transaksi masuk maupun keluar sudah dicatat dengan rapi dan detail, laporan keuangan sederhana akan lebih mudah dibuat.
Mencatat Biaya Operasional
Semua biaya operasional yang digunakan untuk keberlangsungan bisnis Apotek juga harus dicatat dengan detail loh. Mulai dari hipotek, gaji karyawan, biaya alat-alat yang berkaitan dengan bisnis hingga biaya untuk perawatan lokasi bisnis.
Total penjualan dan total produk yang tersedia juga harus berbanding lurus, jika penjualan produk tinggi maka arus barang yang keluar juga harus tinggi. Anda harus rutin melakukan stok opname untuk mencegah selisih stok. Untuk mempermudah melakukan stok opname, Anda dapat menggunakan aplikasi pengelolaan Apotek terpercaya, seperti GPOS Lite.
Disini Anda tidak hanya mencatat pendapatan dan pengeluaran saja, tapi Anda juga perlu mencatat arus keluar dan masuk barang setiap transaksi terjadi. Jadi, jangan lupa untuk mencatat pengeluaran lainnya yang berkaitan dengan operasional Apotek ya, misalnya biaya promosi dan biaya lain yang berkaitan dengan pengelolaan Apotek.
Baca juga… Stok Opname Apotek: Pengertian, Tujuan, Tata Cara dan 4 Tipsnya
Menghitung Laba Bersih
Ketika pendapatan dan pengeluaran sudah tercatat, langkah selanjutnya adalah menghitung laba bersih dengan cara mengurangi total pengeluaran dari total pendapatan. Laba bersih ini merupakan gambaran keuangan yang menunjukkan efektivitas Apotek dalam melakukan penjualan dan mendapatkan keuntungan.
3. Tips Mudah Menyusun Laporan Sederhana
Menggunakan Aplikasi atau Software yang Tepat
- Gunakan aplikasi khusus yang dapat membantu mencatat keuangan bisnis
- Aplikasi khusus yang digunakan harus disesuaikan kebutuhannya, yaitu untuk bisnis Apotek, sehingga pencatatan transaksi lebih efisien dan akurat
- Aplikasi yang digunakan tidak hanya bisa mencatat transaksi tapi juga bisa mencatat stok obat-obatan dan produk kesehatan untuk mencegah selisih stok
Memantau Keuangan Apotek Secara Rutin
- Jika Anda memantau keuangan secara rutin, Anda dapat mengidentifikasi hal yang berpotensi menimbulkan kerugian
- Setelah mengidentifikasi hal yang berpotensi merugikan, Anda dapat mengambil tindakan pencegahan yang sesuai dengan permasalahan
- Tindakan pencegahan tersebut dapat berupa strategi yang berkaitan dengan menyesuaikan keuangan
Menganalisis Trend yang Berkaitan dengan Bisnis Apotek
- Selain dari data berupa angka, Anda juga harus menganalisis trend obat-obatan yang sering dibeli
- Dengan data-data yang diperoleh, Anda bisa mengetahui produk mana yang paling sering dibeli oleh pelanggan sehingga stoknya bisa disesuaikan
- Data diatas juga dapat digunakan untuk menyesuaikan strategi bisnis, misalnya memprioritaskan obat-obatan yang sering dibeli dengan metode perencanaan obat tertentu
Baca juga… 5 Metode dan Tips Perencanaan Obat Untuk Bisnis Apotek Anda!
Menetapkan Anggaran Dengan Sesuai
- Tetapkan anggaran untuk pengeluaran seperti biaya persediaan, operasional dan biaya promosi untuk memastikan keseimbangan pengeluaran
- Buat anggaran yang sesuai untuk setiap pengeluaran dan sesuaikan dengan kebutuhan, agar lebih efisien
- Pastikan kembali bahwa anggaran digunakan dengan baik dan menghasilkan target yang sesuai. Misalnya saat mengeluarkan anggaran untuk promosi, tinjau ulang apakah anggaran efektif atau tidak berpengaruh terhadap penjualan produk
Evaluasi Keuangan Bisnis
- Untuk mengelola keuangan, harus ada transparansi. Maka itu, manajemen Apotek harus bekerjasama dengan tim terkait saat menyusun laporan keuangan
- Lakukan juga diskusi saat meninjau ulang laporan keuangan, agar diketahui bagian mana saja yang perlu ditingkatkan untuk menambah keuntungan bisnis
Nah, itu dia tips-tips penting dari Gmin untuk menyusun laporan sederhana untuk bisnis Apotek Anda. Ingat ya, untuk membuat laporan ini, Anda harus memahami arus kas terlebih dahulu dan selalu mencatat semua transaksi yang terjadi. Ikuti tips diatas dan jangan menunda mencatat transaksi yang terjadi dan Gmin pastikan keuangan bisnis Anda akan semakin teratur!
Sumber:
Contoh & Cara Membuat Laporan Keuangan Sederhana!
