Pencatatan transaksi di Apotek merupakan hal yang penting untuk keberlangsungan bisnis, karena pencatatan transaksi yang baik akan membantu Apotek mengambil keputusan bisnis yang tepat dan mengetahui keuangan hingga mengetahui stok obat apa saja yang harus dipenuhi agar keuntungan bisnis maksimal.
Disini, Gmin akan memberikan tips-tips penting dalam mencatat transaksi di Apotek, termasuk cara membuat catatan pengeluaran, pemasukan hingga laporan stok barang. Selain itu, ada aplikasi yang bisa membantu Anda untuk mempermudah mencatat transaksi loh! Penasaran dengan aplikasi tersebut? Simak langsung di bawah ini!
1. Buat Catatan Transaksi Apotek
Ketika mencatat transaksi, Apotek dapat memilih untuk menggunakan pencatatan yang paling sesuai dengan kebutuhan. Pencatatan manual dapat dilakukan dengan , sedangkan pencatatan otomatis dilakukan menggunakan aplikasi POS khusus Apotek. Selalu ingat untuk menggunakan pencatatan yang sesuai dengan kebutuhan ya, tetapi jika ingin memastikan operasional Apotek semakin efisien dan mencegah human error, Gmin merekomendasikan Anda untuk menggunakan pencatatan otomatis.
Semua transaksi yang terjadi di Apotek harus dicatat, mulai dari pembelian obat ke PBF, penjualan obat dan alat kesehatan, retur obat dan jenis transaksi lainnya. Selain itu, Anda juga bisa memasukkan data lainnya seperti tanggal transaksi, jenis produk/obat, harga dan metode pembayaran.
- Catatan Pengeluaran: catatan ini berisi pengeluaran untuk pembelian obat ke PBF, biaya operasional, gaji karyawan, biaya listrik, biaya sewa dan biaya lainnya
- Catatan Pemasukan: catatan ini berisi pemasukan dari penjualan obat dan alat kesehatan. Dalam catatan ini, penjualan obat harus terpisah berdasarkan kategori obat, begitu juga dengan layanan konsultasi, transaksi harus dicatat secara terpisah agar kinerja penjualan dapat dianalisis secara rinci
- Setelah mencatat transaksi, Anda juga harus memastikan kesesuaian catatan pengeluaran maupun pemasukan dengan saldo kas Apotek, agar kesalahan pencatatan yang terjadi dapat diperbaiki dan hasilnya akan lebih akurat
2. Buat Catatan Stok Persediaan Apotek
Semua persediaan obat maupun alat kesehatan di Apotek harus dicatat dan dipastikan kesesuaiannya dengan jumlah yang tersedia. Dengan mencatat stok, Anda juga bisa memeriksa kelayakan obat-obatan dan menghindari stok obat yang sudah memasuki masa ED.
- Untuk memastikan jumlah stok obat-obatan dan alat kesehatan yang ada, Anda harus membuat catatan stok awal. Disini, catat semua produk yang ada saat awal periode pencatatan.
- Setelah mencatat semua stok awal, catat juga setiap terjadi pergerakan stok, misalnya saat pembelian obat, penjualan obat, retur obat dan jika ada obat yang rusak/ED
- Pada periode akhir pencatatan, hitung sisa stok yang masih tersedia di Apotek.
- Pencatatan ini harus dilakukan secara berkala, di setiap periode agar pergerakan obat terpantau dengan baik
Selain pergerakan stok obat, jangan lupa juga untuk mencatat barang yang masuk dan keluar dari inventaris, karena pencatatan ini berpengaruh dalam laporan keuangan. Hal lain berkaitan dengan inventaris yang harus Anda ingat adalah, ingat untuk selalu mengelola penyimpanan dengan baik dan pastikan bahwa obat-obatan yang ED akan dimusnahkan dilakukan sesuai dengan prosedur, sehingga tidak terjadi penyalahgunaan.
3. Catat Semua Transaksi Dengan Teliti Menggunakan Aplikasi
Gmin punya solusi yang tepat jika Anda tidak ingin mencatat transaksi secara manual lagi, Anda bisa menggunakan pencatatan otomatis melalui aplikasi atau software khusus. Tetapi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum pakai aplikasi tersebut, harus ada fitur-fitur yang bisa menunjang operasional Apotek, berikut diantaranya:
- Aplikasi harus memiliki fitur kelola stok barang untuk mengelola dan memantau stok barang di Apotek
- Fitur POS (Point of Sales) juga sangat penting untuk mengelola penjualan Apotek, mulai dari data pelanggan, data obat hingga mencetak struk penjualan
- Fitur manajemen keuangan juga penting untuk melihat gambaran keuangan Apotek, hal ini penting untuk stakeholder loh!
- Fitur resep juga dibutuhkan untuk mengelola resep obat dari dokter, fitur ini sangat membantu Apoteker dan karyawan Apotek agar proses resep obat menjadi lebih cepat
- Fitur manajemen pelanggan juga diperlukan untuk mengelola data pelanggan Apotek, sehingga Anda bisa meningkatkan layanan agar lebih baik
- Fitur manajemen karyawan tidak kalah penting karena dapat digunakan untuk mengelola kinerja karyawan dan memastikan produktivitas kerja
- Fitur laporan lengkap sangat dibutuhkan untuk membuat laporan, jadi pembuatan laporan tidak perlu dilakukan secara manual. Semuanya akan lebih mudah dengan aplikasi yang tepat dan jauh dari human error
Baca juga… Sebelum Pakai Aplikasi Apotek, Ketahui 7 Fitur yang Wajib Ada untuk Tingkatkan Omzet!
Nah, untuk mencegah human error ketika mengelola transaksi dan laporan Apotek, Anda bisa menggunakan aplikasi khusus seperti GPOS Lite. Aplikasi ini bisa mempermudah pencatatan transaksi, tebus resep online dan mempermudah belanja keperluan Apotek ke PBF terpercaya, semua dilakukan dalam satu aplikasi. Hebat kan? Yuk, coba sekarang!
Sumber:
https://www.delegasi.co/blog/tips-membuat-laporan-keuangan-apotek-mudah-dipahami
