Buat karyawan Apotek maupun pemilik tentunya tidak asing dengan stok opname. Biasanya, kegiatan cukup penting dilakukan rutin secara berkala. Agar stok opname Apotek Anda berjalan dengan lancar dan benar, baiknya simak penjelasannya di bawah ini.
Pengertian Stok Opname di Apotek
Stock opname atau stok opname merupakan kegiatan pemeriksaan fisik stok barang di gudang yang disesuaikan dengan pencatatan stok di sistem atau buku persediaan. Kegiatan ini penting dilakukan, khususnya untuk Apotek secara berkala untuk menjaga akurasi data stok obat-obatan sehingga ketersediaan barang yang dibutuhkan pelanggan.
Stok opname ini juga memiliki beberapa istilah lain, seperti stock taking, inventory count dan physical inventory. Namun di kalangan Apotek, nama stok opname lebih sering digunakan.
Adapun pengertian stok opname menurut para ahli.
Stok Opname menurut Toto Sucipto
Stok opname ialah perhitungan barang jadi yang dilakukan secara berkala atau periodik dengan menghitung langsung fisik barang dagangan yang ada di gudang. Kemudian data fisik akan dicocokan jumlahnya dengan catatan pembukuan di kartu stok manual atau data stok di komputer bagian gudang.
Stok Opname menurut Sunarto
Stock opname artinya penghitungan fisik persediaan yang bertujuan untuk untuk mengetahui kebenaran catatan pembukuan, yang mana merupakan salah satu fungsi sistem pengendalian intern (SPI).
Tujuan Apotek Melakukan Stok Opname
Stok opname memiliki beberapa tujuan penting, yaitu:
1. Akurasi Data Stok Obat di Apotek
Prinsip dasar dari stok opname adalah mencocokan pencatatan data di sistem dengan fisiknya. Sehingga stok opname yang dilakukan dengan rutin dan benar bisa memastikan akurasi data stok barang di Apotek. Jika tidak akurat, karyawan Apotek bisa kebingungan saat stok di sistem ada tapi fisiknya tidak ada.
2. Apotek dapat Mengidentifikasi Selisih Stok
Selisih antara stok fisik dan data di sistem tak bisa dihindarkan karena banyak faktor. Hal ini adalah hal wajar yang bisa dialami oleh Apotek. Jika hal ini diketahui sejak dini, Apotek dapat mengidentifikasi dan menganalisa selisih stok untuk evaluasi.
3. Melakukan Penyesuaian Stok
Saat selisih terjadi, hal yang dapat dilakukan adalah melakukan penyesuaian stok. Apabila terjadi kesalahan catat, Anda bisa melakukan pembenaran di dalam buku persediaan. Sedangkan, barang yang hilang dapat disesuaikan kembali.
Tata Cara Stok Opname Apotek yang Efektif
Setelah mengetahui pengertian dan tujuan stok opname, Anda bisa langsung melakukan stok opname. Agar lebih mudah dan cepat, Anda bisa mengikuti beberapa langkah di bawah ini.
Berikut adalah langkah atau tata cara stok opname yang dapat dilakukan di apotek:
1. Persiapan
Tahap persiapan meliputi memastikan semua transaksi terkait stok barang sudah terinput ke sistem. Setelah itu, mencetak semua stok per kategori (yang ada di sistem) sebagai pedoman stok untuk dicocokkan dengan stok fisik yang ada di Apotek. Kemudian, Anda harus menyiapkan tempat khusus dan juga menginformasikan kepada karyawan tentang jadwal pelaksanaan stok opname.
2. Pemeriksaan fisik
Pemeriksaan fisik dilakukan dengan cara menghitung jumlah stok barang secara langsung. Pemeriksaan fisik harus dilakukan secara cermat dan teliti untuk menghindari kesalahan. Anda bisa memperhatikan tanggal kadaluarsa hingga kondisi kemasan obat di gudang Apotek.
3. Pencocokan stok
Pada tahap ini, Anda harus mencocokan stok fisik yang dihitung dengan stok yang tercatat di buku persediaan atau sistem Apotek. Jika terjadi selisih, maka perlu dilakukan analisis untuk mengetahui penyebabnya.
4. Penyesuaian stok
Jika terjadi selisih stok, maka perlu dilakukan penyesuaian stok. Penyesuaian stok bisa Anda dilakukan dengan menambah atau mengurangi stok di sistem. Beberapa penyebab yang biasa terjadi, antara lain kesalahan catat hingga barang yang hilang atau rusak.
4 Tips Melakukan Stok Opname di Apotek Anda
Agar stok opname di Apotek lebih efektif, Anda bisa mengikuti beberapa tips di bawah ini.
1. Lakukan stok opname secara berkala
Stok opname sebaiknya dilakukan secara berkala, misalnya setiap 3 bulan, 6 bulan, atau 12 bulan sekali. Frekuensi stok opname dapat disesuaikan dengan kebutuhan Apotek. Dengan begitu, data stok barang atau obat di Apotek selalu akurat.
2. Libatkan Karyawan Apotek
Karyawan dapat dilibatkan dalam pelaksanaan stok opname. Hal ini dapat membantu mempercepat proses stok opname di Apotek. Selain itu, keterlibatan karyawan dapat mengurangi risiko kesalahan saat pelaksanaan stok opname.
3. Gunakan Alat Bantu
Alat bantu seperti kalkulator, komputer, atau barcode scanner dapat digunakan untuk memudahkan proses stok opname. Untuk bisnis, biasanya aplikasi seperti Mekari punya fitur stok opname. Sedangkan untuk bisnis Apotek Anda bisa menggunakan sistem khusus Apotek seperti GPOS Lite. Dimana aplikasi Apotek yang dikembangkan oleh GPOS ini sudah memiliki fitur stok opname yang dapat memudahkan stok opname di Apotek.
4. Lakukan Analisis Selisih Stok
Jika terjadi selisih stok, maka perlu dilakukan analisis untuk mengetahui penyebabnya. Hal ini penting untuk mencegah terjadinya selisih stok di masa mendatang. Penyebab kesalahan catat sangat mudah terjadi apabila Apotek masih menggunakan sistem manual. Hal ini bisa jadi evaluasi Apotek agar mulai menggunakan sistem Apotek yang lebih baik.
Stok opname adalah kegiatan yang sangat penting dilakukan di Apotek secara berkala. Kegiatan ini penting untuk menjaga akurasi data stok barang dan memastikan ketersediaan barang yang dibutuhkan pelanggan. Apabila pencatatan stok Apotek masih manual, baiknya Anda menggunakan aplikasi Apotek GPOS Lite. Dengan banyak fitur, Anda bisa kelola Apotek lebih baik dan mudah. Untuk informasi seputar bisnis Apotek, Anda bisa lihat artikel lainnya di blog GPOS.
Sumber:
Husada, Y. B., & GVI, S. D. (2021). Sistem Informasi Manajemen Apotek Farmasi.
NAZAM, U. K., HARTONO, A. A., & FAIZ, M. N. (2022). TUGAS AKHIR: SISTEM INFORMASI STOK OPNAME OBAT MENGGUNAKAN METODE FIFO (First In First Out) (Doctoral dissertation, Politeknik Negeri Cilacap).
