Retur barang dapat dilakukan ketika terdapat ketidaksesuaian pesanan barang untuk kebutuhan Apotek. Proses ini dilakukan dengan melibatkan PBF (Pedagang Besar Farmasi) sebagai pemasok obat-obatan maupun alat kesehatan Apotek Anda. Retur barang kepada PBF tidak bisa dilakukan secara sembarangan, terdapat beberapa proses yang harus dilalui oleh pihak Apotek hingga pengembalian barang berhasil dilakukan. Nah, kira-kira bagaimana ya prosesnya? Temukan jawabannya melalui pembahasan yang Gmin sudah rangkum disini!
1. Pengertian Retur Barang
Retur obat adalah proses pengembalian obat kepada PBF yang dilengkapi dengan dokumen serah-terima obat yang sah atau faktur pembelian. Proses ini dilakukan karena adanya ketidaksesuaian pesanan, obat rusak dan obat mendekati masa expired. Namun pengembalian tidak dapat dilakukan jika kesalahan disebabkan oleh kelalaian Apotek, misalnya salah menyimpan sehingga terjadi kerusakan.
Retur ED
Proses yang dilakukan karena obat yang dipesan melalui PBF sudah memasuki masa kadaluarsa (expired). Misalnya, Apotek “GPOS” menerima pesanan obat dari PBF dengan produk “Bye Flu!” namun setelah diperiksa, produk tersebut mendekati 3 bulan masa expired sehingga bisa mengajukan pengembalian ke PBF.
Retur Good
Proses yang dilakukan karena kesalahan pemesanan yang dilakukan Apotek. Misalnya Apotek “GPOS” hanya memerlukan 1 dus obat sirup “Bye Flu!” namun salah memesan hingga pesanan yang datang 2 dus, disini Apotek bisa mengajukan proses pengembalian kepada PBF. Proses dalam pengembalian obat ini akan Gmin jelaskan di poin selanjutnya.
Untuk retur barang tidak sesuai pesanan, faktur akan di revisi kemudian PBF akan kembali mengirim produk pesanan yang sesuai. Untuk retur expired, Apotek perlu mengajukannya sebelum 3 bulan, 1 bulan atau 6 bulan masa expired dan jika tidak memenuhi maka PBF akan menolak proses. Jika memenuhi, PBF akan memeriksa kesesuaian barang dengan salinan faktur untuk memastikan bahwa produk benar berasal dari PBF tersebut dan proses retur akan dilanjutkan.
Sebagai informasi tambahan, dokumen pengembalian Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi harus disimpan terpisah agar tidak keliru dengan dokumen retur obat lainnya. Semua dokumen yang berkaitan dengan retur harus didokumentasikan agar tidak terjadi kekeliruan dalam pencatatan stok. Untuk menghindarinya, jangan lupa mencatat pengembalian obat dalam kartu stok ya!
Baca juga… Format Kartu Stok Barang Untuk Apotek (New 2024)
2. Proses Retur Barang
Proses Retur ED
- PBF akan menerima permintaan retur dari Apotek
- PBF mengecek kondisi fisik obat yang akan di retur
- Jika kondisi fisik memenuhi kriteria, PBF akan mengisi dokumen TTRB (Tanda Terima Retur Barang)
- PBF akan memeriksa jumlah obat yang diajukan pengembaliannya, jika jumlahnya sedikit Apotek akan diminta menandatangani TTRB. Jika obat dalam jumlah banyak, maka pihak PBF akan menggunakan bantuan transportasi (disini driver yang akan membawa surat TTRB yang ditandatangani Apotek).
- Obat dan dokumen diserahkan kepada petugas retur untuk diperiksa kesesuaiannya
- Jika tidak ada masalah, obat akan diterima dan disimpan di tempat khusus (obat-obatan yang mengandung Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi akan disimpan di ruangan terpisah dengan obat lain)
- Proses selanjutnya yaitu obat ED akan dikirim ke pusat dan dimusnahkan atau dikembalikan ke pabrik pemilik izin edar. Namun perlu diingat ya, proses ini bisa saja berubah karena mengikuti ketentuan yang berlaku mengenai obat tersebut.
Proses Retur Good
- PBF akan menerima permintaan retur dari Apotek
- PBF mengecek kondisi fisik obat yang akan di retur
- Jika kondisi fisik obat dalam kondisi aman, PBF akan mengisi dokumen TTRB (Tanda Terima Retur Barang)
- PBF akan memeriksa jumlah obat yang diajukan pengembaliannya, jika jumlahnya sedikit Apotek akan diminta menandatangani TTRB langsung. Jika obat dalam jumlah banyak, maka pihak PBF akan menggunakan bantuan transportasi (disini driver yang akan membawa surat TTRB yang ditandatangani Apotek).
- Obat dan dokumen diserahkan kepada petugas retur untuk diperiksa kesesuaiannya
- Sebelum di proses untuk dijadikan stok lagi, obat akan disimpan di area transit dan jika proses sudah selesai, produk bisa dijual kembali oleh PBF.
3. Jurnal Akuntansi Retur Barang
Fungsi dari jurnal akuntansi ini yaitu: mencatat kesesuaian transaksi, memperbarui stok barang dan mengetahui keuangan bisnis. Ketika Apotek membeli obat dari PBF maka dalam jurnal akuntansi akan tercatat sebagai debit di akun pembelian karena menambah persediaan.
Jika obat dibeli secara tunai maka akan ada di akun tunai, saat mengajukan pengembalian ke PBF maka akun kas akan berubah. Obat yang dibeli secara kredit akan ada di akun hutang, saat mengajukan pengembalian ke PBF maka akun hutang akan berubah. Masing-masing akan di debit dengan kredit yang sesuai untuk akun pengembalian karena obat dikembalikan ke PBF.
Ketika pesanan kebutuhan tidak sesuai, jangan ragu untuk melakukan proses retur barang ya, karena ini merupakan hak Apotek yang harus dipenuhi oleh PBF. Untuk memudahkan pemesanan secara online ke PBF, Anda bisa menggunakan GPOS Lite karena aplikasi ini punya fitur yang Anda butuhkan. Selalu patuhi ketentuan PBF dan ikuti proses dengan baik agar retur barang berjalan lancar.
Sumber:
https://www.farmacare.id/ini-dia-alur-retur-produk-ke-pedagang-besar-farmasi
https://mekari.com/blog/retur-penjualan-retur-pembelian
https://youtu.be/62DMXMu7e6Y?si=rPMCjt3NFuT5Vz_u (SOP Retur Obat Berdasarkan Prinsipal di PBF)
