Saat Apotek perlu melakukan restock kebutuhan, seperti obat-obatan maupun alat kesehatan, Apotek harus melakukan pemesanan ke PBF dengan menggunakan surat pesanan obat. Terdapat berbagai jenis surat pesanan obat, yang digunakan tergantung dengan kegunaan obat. Surat ini merupakan komponen terpenting dalam melakukan pemesanan. Masih bingung dengan jenis dan perbedaannya? Tenang saja, Gmin akan membahas masing-masing surat tersebut melalui artikel di bawah ini.
1. Surat Pesanan Obat
Untuk memesan obat-obatan dan produk kesehatan lainnya ke PBF, surat pesanan obat sangat dibutuhkan. Seperti yang kita ketahui bersama, PBF merupakan distributor yang memiliki izin secasra legal untuk melakukan pengadaan, penyimpanan dan mendistribusikan obat-obatan berdasarkan ketentuan Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB). Disini, Apotek harus memilih PBF yang tepat agar bisnis semakin optimal, Gmin akan memberikan beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk memilih PBF sesuai dengan bisnis Apotek,berikut langkahnya:
- Pastikan PBF yang Anda pilih sudah terdaftar secara legal yang dibuktikan dengan “Sertifikat Distribusi Farmasi”
- Selain legalitas dari PBF, Anda juga harus teliti ketika hendak membeli produk, mulai dari kualitas hingga kesesuaian obat yang dipesan dengan obat yang didapatkan
- Harga yang ditawarkan PBF juga berperan penting untuk bisnis, Anda dapat memilih PBF yang menawarkan harga tertentu dengan program diskon yang sesuai dengan budget untuk bisnis, dari sini keuntungan juga dapat semakin maksimal. Dalam hal ini, coba bandingkan harga satu PBF dengan PBF lainnya dan pilih yang paling sesuai dengan budget
- Hal lain yang dapat menjadi pertimbangan adalah, lokasi PBF dan bagaimana pelayanan PBF. PBF yang lokasinya dekat, otomatis akan cepat mengantarkan pesanan dan jika PBF responsif, maka Apotek juga akan lebih mudah dalam berkomunikasi, itulah mengapa dua hal ini juga harus dipertimbangkan.
2. Jenis Surat Pesanan Obat
SP Obat Umum
Surat pesanan ini digunakan untuk memesan obat-obatan yang tidak termasuk kedalam golongan Narkotika, Psikotropika maupun Prekursor Farmasi. Obat-obatan yang dapat digunakan untuk memesan obat ini yaitu: obat keras, obat bebas dan obat bebas terbatas.
SP Obat Narkotika
Untuk surat pesanan ini, hanya bisa digunakan untuk pemesanan 1 (satu) obat narkotika sehingga pesanan lain harus dipesan menggunakan surat yang terpisah.
SP Obat Psikotropika
Surat pesanan dapat digunakan untuk memesan lebih dari satu pesanan psikotropika, beberapa contoh obat yang dapat dipesan yaitu: Diazepam, Nitrazepam, Fenobarbital, Pentobarbital, dan Amfetamin.
SP Obat Prekursor Farmasi
Prekursor farmasi merupakan zat yang digunakan untuk produksi obat, beberapa diantaranya adalah: Pseudoephedrine, Ephedrine, Potasium Permanganat, Ergotamin, Norephedrine atau Phenylpropanolamine. Surat pesanan ini dapat digunakan untuk melakukan pemesanan lebih dari satu prekursor farmasi.
Untuk pengiriman Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi oleh PBF harus dilengkapi dengan surat pesanan, faktur ataupun surat pengantar yang memuat pesanan Narkotika, Psikotropika ataupun Prekursor Farmasi serta detail dari kekuatan sediaan, bentuk kemasan, bentuk sediaan,jumlah sediaan, nomor batch dari sediaan dan juga tanggal kadaluarsa.
Saat pengiriman berlangsung, penyerahan pesanan hanya dapat dilakukan kepada Apoteker Penanggung Jawab (APJ) dengan standar pelayanan kefarmasian yang berlaku. Sedangkan proses pemberian obat yang dipesan oleh pasien, hanya dapat dilakukan jika terdapat surat resep dokter yang sudah divalidasi.
3. Langkah Membuat Surat Pesanan Obat
SP Manual
- Dokumen bersifat asli, dibuat minimal rangkap 2 (tidak boleh faksimili/fotokopi), satu rangkap untuk PBF obat dan satu rangkap untuk arsip Apotek
- Ditandatangani oleh Apoteker atau Tenaga Teknis Kefarmasian (TKK) Penanggung Jawab yang sudah dilengkapi nama lengkap dan nomor SIPA/SIPTTK.
- Mencantumkan nama, alamat lengkap, dan nomor izin sarana (termasuk nomor telepon/faksimili dan stempel Apotek)
- Mencantumkan nama, alamat lengkap, dan nomor izin PBF
- Mencantumkan nama, jenis obat yang dipesan, jumlah (dalam angka dan huruf), isi kemasan obat dan bahan obat yang dipesan
- Menuliskan nama kota dan tanggal pemesanan dengan jelas
- Prosedur pemesanan dilakukan dengan mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan. Sebagai informasi tambahan, jika surat pesanan tidak dapat digunakan, maka surat ini harus diberi tanda pembatalan yang diarsipkan
Surat Pesanan Elektronik
- Pastikan bahwa sistem elektronik hanya dapat digunakan oleh Apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian Penanggung Jawab
- Mencantumkan nama, alamat lengkap, dan nomor izin Apotek (termasuk nomor telepon/faksimili dan stempel Apotek)
- Mencantumkan nama, alamat lengkap, dan nomor izin fasilitas supplier obat atau PBF.
- Mencantumkan nama, jenis obat yang dipesan, jumlah (dalam angka dan huruf), isi kemasan obat dan bahan obat yang dipesan
- Menuliskan nama kota dan tanggal pemesanan dengan jelas
- Sistem elektronik harus menjamin produk minimal 5 tahun terakhir dapat ditemukan
- Surat pesanan elektronik harus dipertanggungjawabkan kebenarannya saat proses pemeriksaan
- Memastikan bahwa data surat pemesanan obat memiliki back up sebagai arsip
- SP Digital yang dikirim ke PBF juga harus dipastikan dapat diterima oleh PBF yang dibuktikan dengan pemberitahuan melalui pesan digital/elektronik dari PBF
Selain memberikan penjelasan mengenai surat pesanan obat, Gmin sudah memberikan tips-tips untuk memilih PBF yang baik, Gmin akan memberikan tips untuk lebih cepat memesan obat obat ethical atau prekursor, Anda bisa mencoba fitur SP Digital dari GPOS B2B, aplikasi ini juga mudah digunakan oleh APJ loh. Yuk, coba sekarang!
Sumber:
https://mandiradistra.com/tips-kesehatan/surat-pesanan-obat
