Sistem berbasis digital mulai dilirik oleh sebagian besar bisnis bahkan usaha kecil, dan juga Apotek. Kasir Apotek menjadi salah satu elemen penting dalam operasional yang berpengaruh terhadap pelayanan. Sehingga aplikasi kasir menjadi salah satu pilihan Apotek dalam mengelola bisnisnya.
Pada Apotek yang menggunakan sistem digital, karyawan kasir menggunakan software atau aplikasi khusus untuk memproses transaksi penjualan obat. Aplikasi ini biasanya sudah terintegrasi dengan sistem manajemen Apotek, sehingga dapat memudahkan proses pencatatan dan analisa data penjualan.
Namun ada beberapa Apotek yang masih mengandalkan pencatatan manual. Maka itu, Gmin akan menjelaskan beberapa kelebihan dan kekurangan sistem kasir Apotek berbasis digital. Ini bisa jadi bahan pertimbangan Anda yang baru memulai bisnis Apotek.
Kelebihan Sistem Kasir Apotek Berbasis Digital
Berikut adalah beberapa kelebihan sistem kasir berbasis digital yang perlu Anda ketahui.
1. Proses Transaksi Penjualan Lebih Cepat
Kalau Apotek masih menggunakan pencatatan manual, kasir harus mencatat semua data transaksi penjualan, seperti kode obat, harga jual obat, jumlah obat dan jumlah uang yang dibayarkan oleh pelanggan. Proses ini butuh waktu yang lebih lama dan tenaga ekstra, terutama jika jumlah transaksinya banyak.
Sistem kasir Apotek digital membuat proses di atas lebih singkat, yang mana kasir tidak perlu mencatat data transaksi penjualan secara manual. Kemudahan ini dapat meningkatkan kepuasan pelayanan di Apotek dan mengurangi antrian pelanggan.
Pada sistem kasir Apotek digital, kasir hanya perlu memasukkan kode obat dan jumlah obat yang dibeli. Software atau aplikasi kasir Apotek dapat menghitung harga obat, jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pelanggan dan mencetak struk penjualan.
2. Memudahkan Pencatatan untuk Akuntansi
Sistem kasir Apotek bisa melakukan pencatatan serta penyajian data penjualan secara otomatis. Dengan demikian, pemilik Apotek lebih mudah mengetahui laporan akuntansinya, seperti data penjualan di Apotek, cash flow hingga stoknya. Hal ini dapat membantu pemilik Apotek untuk membuat keputusan bisnis dari laporan tersebut.
Aplikasi kasir berbasis digital dapat mengurangi risiko terjadinya kesalahan pencatatan Akuntansi di Apotek. Semua tercatat secara otomatis dengan sistem, seperti scan barcode dan sistem kode yang lebih mudah.
Baca juga: Laporan Keuangan yang Wajib untuk Apotek
3. Keamanan Data yang Terjamin
Keamanan data adalah hal yang penting untuk dipertimbangkan dalam setiap sistem kasir Apotek berbasis digital. Data pelanggan, data penjualan dan data keuangan merupakan data Apotek yang sensitif. Kebocoran data dapat menimbulkan kerugian yang signifikan bagi Apotek, baik secara finansial maupun reputasi. Menurut CEO of Console Connect, PCCW Global, Marc Halbfinger, yang dilansir dari CNBC “Seiring dengan semakin besarnya transformasi dan digitalisasi, keamanan siber merupakan elemen penting dalam setiap langkah”
Maka itu, Anda jangan salah pilih sistem digital untuk Apotek. Pilih aplikasi yang sudah mengantongi sertifikasi dari lembaga terkait, seperti PSE. Software atau aplikasi yang tersertifikasi PSE dipastikan sudah memiliki fitur keamanan yang memadai untuk melindungi data pelanggan dan Apotek.
Fitur untuk menjaga keamanan data antara lain, enkripsi data, pengaturan akses, backup data, pemantauan sistem. Sebagai pengguna, Anda perlu melakukan beberapa tips ini, seperti:
- Gunakan kata sandi yang kuat dan unik untuk mengakses sistem kasir apotek.
- Perbarui perangkat lunak sistem kasir apotek secara berkala untuk mendapatkan perlindungan terbaru dari kerentanan keamanan.
- Hindari membuka email atau tautan yang mencurigakan.
- Berhati-hatilah saat memberikan informasi pribadi kepada orang lain.
4. Penggunaan Lebih Fleksibel
Sistem kasir Apotek berbasis aplikasi menawarkan fleksibilitas karena Anda bisa memantau transaksi penjualan di mana saja secara realtime. Kasir Apotek dapat melakukan transaksi penjualan dari mana saja, selama mereka memiliki akses ke perangkat yang terhubung ke internet. Hal ini memberikan fleksibilitas yang lebih tinggi bagi Apotek untuk melayani pelanggan.
Di GPOS Lite, Anda dapat mengakses laporan Apotek dari gadget apa pun, mulai dari smartphone, tablet, laptop hingga komputer. Fleksibilitas ini tentunya sangat berguna untuk pemilik Apotek yang punya mobilitas tinggi.
Fleksibilitas yang ditawarkan kasir Apotek digital ini dapat meningkatkan performa Apotek. Dimana, pemilik Apotek dapat lebih mudah menganalisa transaksi Apotek untuk meningkatkan performa hingga omzet.
Kekurangan Sistem Kasir Digital
Secara keseluruhan, sistem kasir apotek berbasis digital memiliki banyak kelebihan dibandingkan sistem manual. Namun, sistem kasir apotek berbasis digital juga memiliki beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan, antara lain.
5. Perlu Biaya Tambahan
Seperti halnya karyawan, sistem Apotek memakan biaya tambahan. Pemilik Apotek perlu mengeluarkan biaya untuk membeli ataupun berlangganan software. Ada beragam harga, paket dan mekanisme pembayaran yang sesuai kemampuan keuangan Apotek.
Adapun layanan aplikasi gratisan yang bisa Anda coba, namun fiturnya tidak lengkap serta keamanannya tidak terjamin. Di GPOS Lite, ada 2 paket yang ditawarkan Pro dan Basic dengan harga mulai dari Rp350 ribuan saja.
6. Membutuhkan Pelatihan Penggunaan Aplikasi
Kasir Apotek perlu mendapatkan pelatihan khusus untuk dalam menggunakan sistem kasir digital. Hal ini dilakukan agar alur dan proses penggunaan kasir Apotek diketahui dengan baik. Walaupun penggunaannya sangat mudah, ada beberapa fitur yang harus dipelajari oleh kasir Apotek.
7. Ketergantungan pada Teknologi
Karena sistem ini menawarkan kemudahan, aplikasi kasir digital pada Apotek dapat menimbulkan ketergantungan. Maka itu, ada baiknya teknologi digital ini harus digunakan dengan bijak. Anda bisa menyandingkan proses yang dilakukan secara digital dan manual secara bersamaan.
Pemilihan sistem kasir Apotek dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran Apotek. Apotek yang memiliki jumlah transaksi penjualan yang tinggi sangat disarankan untuk menggunakan sistem digital. Karena Anda harus memiliki pencatatan yang akurat untuk keputusan bisnis yang tepat.
Sumber:
Ferniansa, H. W., & Chotijah, U. (2023). Model Sistem Informasi Manajemen Kasir Apotek pada Rumah Sakit Umum. Jutisi: Jurnal Ilmiah Teknik Informatika dan Sistem Informasi, 12(1), 87-94.
Kaharu, N. A. (2023). Aplikasi Pengelolaan Data Penjualan Obat Pada Apotek Berbasis Mobile. Jurnal Pendidikan Tambusai, 7(2), 10613-10621.
