Invoice adalah komponen penting dalam bisnis Apotek yang berisi catatan transaksi penjualan maupun pembelian. Isinya juga bisa berupa detail-detail yang membantu pencatatan dan audit keuangan. Untuk membantu memahami fungsi dan jenis-jenisnya sesuai kebutuhan bisnis Apotek Anda, Gmin telah merangkum pembahasannya melalui artikel ini. Harap simak dengan baik ya!
1. Fungsi Invoice
Bukti Transaksi
Sesuai dengan namanya, fungsi ini menjadi tanda terjadinya transaksi resmi antara penjual dengan pembeli. Maka itu, Anda perlu memberikan bukti transaksi kepada pelanggan yang telah membeli obat maupun alat kesehatan lainnya.
Audit Laporan Keuangan
Sebagai bukti transaksi, invoice bisa digunakan sebagai data yang menjadi acuan untuk kepentingan audit, karena mencakup semua transaksi yang terjadi.
Memastikan Ketersediaan Barang
Melalui data transaksi yang terjadi, Anda dapat melakukan pencatatan secara rinci mengenai obat yang telah terjual, sehingga mengetahui ketersediaan barang yang ada di Apotek.
2. Jenis dan Elemen Invoice
Invoice Penjualan (Sales)
Dokumen yang diberikan kepada pelanggan saat terjadinya transaksi penjualan obat maupun produk-produk kesehatan yang ada di Apotek. Elemen-elemen pentingnya terdiri dari:
- Nomor Transaksi
- Nama Apotek dan Alamat
- Nama Pelanggan
- Tanggal Transaksi/Pembelian
- Nama atau Jenis Obat/Produk
- Harga Satuan Obat atau Produk Yang Dibeli
- Discount atau Potongan Harga (Jika ada)
- Pajak (Jika ada)
- Total Pembayaran atas Transaksi
Invoice Pembelian (Purchase)
Dokumen yang diberikan oleh supplier obat (PBF) berisi bukti pembelian obat maupun alat kesehatan yang ditujukan kepada Apotek. Elemen-elemen pentingnya terdiri dari:
- Nomor Transaksi
- Nama PBF atau Supplier Obat
- Nama Apotek dan Alamat
- Tanggal Transaksi/Pembelian
- Nama Obat dan Jenis Obat
- Kuantitas Obat yang Dibeli
- Nama atau Jenis Obat/Produk
- Harga Satuan Obat atau Produk Yang Dibeli
- Discount atau Potongan Harga (Jika ada)
- Pajak (Jika ada)
- Total Pembayaran atas Transaksi
Invoice Pengembalian (Return)
Dokumen yang dibuat Apotek untuk mengajukan pengembalian atas transaksi obat maupun alat kesehatan kepada PBF maupun supplier. Berikut elemen-elemen pentingnya:
- Nomor Transaksi
- Nama Apotek dan Alamat
- Nama PBF atau Supplier Obat
- Tanggal Pengajuan Pembelian
- Nama Obat/Produk Kesehatan yang Diajukan Pengembaliannya
- Harga Satuan Obat atau Produk yang Dibeli
- Alasan Pengajuan Pengembalian
Invoice Konsinyasi (Consignment)
Dokumen yang dibuat ketika Apotek berhasil melakukan penjualan terhadap obat-obatan dari PBF atau supplier. Berikut elemen pentingnya:
- Nomor Transaksi
- Nama Apotek dan Alamat
- Nama PBF atau Supplier Obat
- Tanggal Transaksi/Pembelian
- Nama atau Jenis Obat/Produk
- Harga Satuan Obat atau Produk Yang Diterima
- Discount atau Potongan Harga (Jika ada)
- Pajak (Jika ada)
- Total Pembayaran atas Transaksi
Invoice Tagihan (Billing)
Dokumen yang diberikan PBF atau supplier obat kepada Apotek untuk menyelesaikan pembayaran atas transaksi yang telah dilakukan. Beberapa elemen-elemen penting dalam tagihan:
- Nomor Transaksi
- Nama Apotek dan Alamat
- Nama PBF
- Tanggal Transaksi/Pembelian
- Jumlah Pembayaran yang Harus Dibayarkan
- Tanggal Pembayaran yang Harus Diselesaikan
Invoice Berkala (Recurring)
Dokumen yang diberikan PBF kepada Apotek untuk menyelesaikan pembayaran atas transaksi yang dilakukan dengan cara kredit. Elemennya terdiri dari:
- Nomor Transaksi
- Nama Apotek dan Alamat
- Nama PBF
- Tanggal Transaksi/Pembelian
- Jumlah Pembayaran yang Harus Dibayarkan Setiap Periode
- Tanggal Pembayaran yang Harus Diselesaikan Dalam Suatu Periode
Invoice Proforma
Dokumen yang dibuat PBF untuk membantu Apotek mengetahui apakah rincian harga sudah sesuai dengan yang diharapkan. Elemen-elemen pentingnya terdiri dari:
- Nama Apotek dan Alamat
- Nama PBF
- Proyeksi Harga Obat atau Produk Kesehatan
- Proyeksi harga Satuan Obat atau Produk yang Dibeli
- Pajak (Jika ada)
- Total Pembayaran atas Transaksi
3. Template Invoice
Berikut merupakan template transaksi yang secara umum digunakan dalam bisnis Apotek, Anda bisa menggunakannya dengan menyesuaikan jenis transaksi yang terjadi.
Transaksi Penjualan (Sales)
Transaksi Pembelian (Purchase)
Transaksi Pengembalian (Return)
Transaksi Konsinyasi (Consignment)
4. Penggunaan Aplikasi Khusus
Saat ini banyak aplikasi maupun software yang dapat meningkatkan efisiensi pembuatan invoice. Dengan menggunakan bantuan fitur yang tersedia pada aplikasi, Anda tidak perlu lagi membuatnya secara manual.
Anda dapat menggunakan aplikasi pengelolaan Apotek yang kredibel seperti GPOS Lite. Aplikasi ini mempunyai fitur yang dapat digunakan untuk rekap data produk penjualan dengan variabel item yang banyak. Anda juga dapat menggunakan fitur khusus yang memudahkan Apotek dalam pembuatan pesanan ke PBF dan penerimaan barang.
Baca juga… Sebelum Pakai Aplikasi Apotek, Ketahui 7 Fitur yang Wajib Ada untuk Tingkatkan Omzet!
Penting bagi Anda untuk mengingat bahwa bukti transaksi ini merupakan dokumen krusial untuk pencatatan keuangan Apotek, sehingga Anda perlu menentukan jenis yang tepat dan sesuai dengan keperluan bisnis. Dengan informasi yang telah diberikan, Gmin harap Anda dapat satu langkah lebih maju untuk dapat melakukan pencatatan transaksi yang akurat. Selamat mempelajari!
Sumber:
https://www.cimbniaga.co.id/id/inspirasi/bisnis/apa-itu-invoice-ini-fungsi-dan-jenis-jenisnya
https://www.jurnal.id/id/blog/jenis-dan-contoh-invoice-yang-penting-untuk-bisnis
