Dalam bisnis Apotek, stok opname merupakan kegiatan yang dilakukan untuk melakukan pemeriksaan persediaan obat dan produk kesehatan. Stok opname juga punya istilah lain loh, yaitu stock taking, inventory count dan physical inventory. Dengan melakukan stok opname secara rutin, jumlah stok obat-obatan akan akurat dan Anda bisa mencegah selisih stok.
Beberapa istilah dalam pemeriksaan stok ini mungkin asing di telinga Anda, tapi jangan khawatir karena disini Gmin akan bantu Anda untuk menjelaskan istilah-istilah penting tersebut!
1. Istilah Penting Dalam Stok Opname
Deadstock
Deadstock adalah istilah yang digunakan untuk merujuk obat-obatan maupun persediaan kesehatan lainnya yang tidak terjual dalam jangka waktu lama sehingga menimbulkan kerugian dan dapat menghambat bisnis Apotek. Deadstock bisa terjadi jika obat-obatan atau alkes mengalami kerusakan maupun kedaluwarsa. Selain itu deadstock bisa disebabkan oleh ketidaktepatan saat melakukan perencanaan obat.
Selain dapat membawa dampak negatif terhadap bisnis, hal ini juga dapat berakibat pada penyimpanan obat menjadi tidak efektif, karena banyak stok yang sudah tidak dapat dijual, pada akhirnya hal ini dapat menyebabkan kekeliruan dalam menghitung persediaan obat. Untuk menghindari hal ini, Apotek perlu melakukan stok opname.
Baca juga… Stok Opname Apotek: Pengertian, Tujuan, Tata Cara dan 4 Tipsnya
Disini stok opname memiliki fungsi untuk mencatat dan mengetahui akurasi stok obat-obatan yang tersedia di Apotek. Dengan melakukan stok opname, Apotek dapat mengetahui obat-obatan maupun alat kesehatan lainnya yang beresiko mengalami deadstock.
Berikut merupakan obat maupun alat kesehatan yang berpotensi mengalami deadstock:
- Obat-obatan yang tidak/jarang diresepkan oleh dokter
- Obat yang memiliki kemasan rusak
- Obat yang dekat dengan tanggal kedaluwarsa
Out of Stock
Out of stock merupakan kondisi ketika stok obat-obatan yang diperlukan oleh pelanggan Apotek tidak tersedia sehingga dapat menurunkan kepuasan pelanggan yang ingin berbelanja. Stok opname disini dapat merugikan Apotek secara finansial, sehingga stok opname harus dilakukan untuk mencegah permasalahan ini.
Berikut merupakan obat maupun alat kesehatan yang berpotensi mengalami out of stock:
- Obat yang sering dicari
- Alat kesehatan yang dibutuhkan untuk melakukan prosedur tertentu
- Obat OTC yang sering dibeli oleh pelanggan Apotek
Buffer Stock
Buffer stock merupakan istilah yang merujuk pada persediaan ekstra obat-obatan maupun alat kesehatan yang digunakan untuk mengantisipasi situasi darurat dan lonjakan permintaan. Buffer stock ditentukan dengan mempertimbangkan beberapa faktor seperti: tingkat permintaan obat, data penjualan sebelumnya dan lead time (waktu awal pemesanan hingga waktu pesanan tiba).
Dalam hal ini, stok opname memiliki fungsi untuk menentukan jumlah buffer stock yang dibutuhkan.
Berikut merupakan obat maupun alat kesehatan yang dapat dijadikan sebagai buffer stock:
- Obat-obatan yang dapat digunakan untuk situasi darurat
- Alat kesehatan atau alat medis yang penting untuk operasi
- Alat kesehatan yang sedang banyak dicari/sedang tren
2. Cara Melakukan Stok Opname
- Pertama, Anda harus menghentikan stok barang yang masuk dan keluar
- Siapkan dan lengkapi dokumen yang dibutuhkan
- Mulai stok opname dengan teliti dan jangan sampai ada obat-obatan yang terlewat
- Setelah selesai, susun laporan hasil pemeriksaan stok dengan rapi
3. Cara Menghitung Persediaan Obat
Rumus Buffer Stock
Buffer stock adalah persediaan cadangan obat-obatan maupun alat kesehatan lainnya untuk mengatisipasi terjadinya lonjakan permintaan. Menghitung buffer stock harus dilakukan secara tepat untuk memastikan kelancaran bisnis dan menghindari kerugian.
Berikut adalah rumus stok optimum:
Buffer stock = Lead Time x Permintaan Rata-rata x Tingkat Keamanan
Disini lead time adalah waktu pemesanan barang dilakukan hingga tiba di Apotek, permintaan rata-rata adalah rata-rata permintaan dalam suatu periode dan tingkat keamanan adalah kemungkinan terjadinya lonjakan permintaan obat-obatan (dapat ditentukan dengan melihat data sebelumnya).
Berikut faktor yang perlu Anda pertimbangkan saat menentukan buffer stock:
- Semakin banyak buffer stock, semakin banyak penyimpanan yang digunakan dan akan meningkatkan biaya operasional
- Semakin banyak orang yang membutuhkan suatu obat, semakin tinggi juga buffer stock yang harus disediakan
Rumus Stok Optimum
Stok optimum adalah persediaan obat-obatan maupun alat kesehatan yang harus dimiliki Apotek untuk menghindari out of stock dan memenuhi kebutuhan pelanggan. Menghitung stok optimum juga harus dilakukan dengan memperhatikan penyimpanan yang tersedia agar lebih efektif.
Berikut adalah rumus stok optimum:
Stok Optimum = Permintaan rata-rata x Lead Time + Stok Pengaman (Buffer Stock)
Disini, permintaan rata-rata adalah permintaan barang dalam suatu waktu tertentu. Lead time adalah waktu pemesanan barang dilakukan hingga tiba di Apotek dan buffer stock adalah stok yang digunakan untuk mencegah kondisi darurat maupun kondisi tidak terduga
Berikut faktor yang perlu Anda pertimbangkan saat menentukan stok optimum:
- Obat yang tren maupun sedang dicari oleh orang-orang: hindari stok obat-obatan secara impulsif, namun pikirkan dan sesuaikan dengan tren sehingga tidak akan merugikan bisnis Apotek
- Biaya pemesanan: biaya pemesanan obat akan meninggi jika pesanan sering dilakukan
- Biaya pemesanan: Semakin sering melakukan pemesanan, biaya pemesanan akan semakin tinggi.
Melalui pemahaman mengenai istilah-istilah dalam stok opname, Anda dapat melakukan pemeriksaan stok secara optimal dan meminimalisir terjadinya kekeliruan dalam pencatatan. Untuk mencegah selisih stok tersebut, Anda bisa menggunakan aplikasi Apotek terbaik seperti GPOS Lite. Tunggu apa lagi? Ayo coba manfaatnya sekarang!
Sumber:
NAZAM, U. K., HARTONO, A. A., & FAIZ, M. N. (2022). TUGAS AKHIR: SISTEM INFORMASI STOK OPNAME OBAT MENGGUNAKAN METODE FIFO (First In First Out) (Doctoral dissertation, Politeknik Negeri Cilacap).
Irwansyah, M. A., & Kresna, D. K. (2012). Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Apotek Berbasis Client Server. J. ELKHA, vol, 2(2).
