Pasti banyak yang penasaran dengan apa itu Poka Yoke, istilah ini merujuk pada teknik yang dirancang untuk mencegah human error dalam proses produksi. Jika diterapkan secara tepat, metode ini bisa membantu mengurangi kesalahan produksi, meningkatkan efisiensi dan memastikan kelancaran dalam proses produksi loh. Mau tau bagaimana penerapan Poka Yoke di Apotek? Tenang, Gmin sudah merangkumnya melalui artikel di bawah ini!
1. Apa itu Poka Yoke?
Poka Yoke merupakan sebuah metode yang digunakan untuk mencegah kesalahan sederhana yang ditimbulkan dari human error. Mistake-proofing atau error prevention merupakan nama lain dari metode ini dan prinsipnya sendiri yaitu mencegah kesalahan seseorang ketika mereka lupa, tidak tahu, kurang teliti dan tidak sengaja. Shigeo Shingo menciptakan metode ini pada tahun 1960, Poka memiliki arti “kesalahan” dan Yoke memiliki arti “pencegahan”.
Poka Yoke dapat digunakan untuk memastikan bahwa obat yang diambil sesuai dengan resep. Misalnya, sistem pemindaian barcode dapat diterapkan untuk memverifikasi bahwa obat yang diambil adalah yang tepat. Jika obat tidak sesuai, sistem akan memberikan peringatan kepada apoteker untuk memeriksa kembali.
2. Fungsi Poka Yoke
Metode mistake-proofing ini memiliki dua pendekatan yaitu prevent mistake (mencegah kesalahan) dan detect mistake (mendeteksi kesalahan). Berikut Gmin berikan penjelasan dari masing-masing pendekatan tersebut:
Prevent Mistake
Pendekatan ini dilakukan untuk mencegah kesalahan sebelum terjadi, ada 2 (dua) metode dalam pendekatan ini yaitu control method (metode pengawasan) dan warning method (metode peringatan). Dalam aspek bisnis, control method berfungsi untuk mendeteksi suatu masalah dan mengontrol/memperbaikinya agar tidak mempengaruhi proses lainnya. Warning method berfungsi untuk memberikan peringatan untuk mencegah terjadinya kesalahan.
Detect Mistake
Dalam aspek bisnis, pendekatan ini dilakukan untuk mencari kesalahan dalam operasional, ada 3 (tiga) metode dalam pendekatan ini yaitu metode nilai tetap, metode langkah gerak, dan metode kontak. Pada metode nilai tetap, semua langkah operasional dalam bisnis akan diingat, jika ada yang terlewat maka sistem yang digunakan untuk mistake-proofing akan memberikan peringatan. Metode langkah gerak akan memeriksa apakah langkah-langkah sudah dilakukan dengan benar untuk memastikan operasional berjalan dengan baik, sedangkan metode kontak akan membantu menemukan kesalahan saat operasional berjalan.
Baca juga… Simak Tips Dispensing Resep Obat di Apotek!
3. Penerapan Poka Yoke di Apotek
Poka Yoke bisa diterapkan dalam aspek bisnis, baik sebuah industri maupun bisnis Apotek. Berikut adalah fungsinya jika diterapkan di Apotek. Namun Gmin ingin mengingatkan bahwa metode ini diterapkan sesuai dengan kebutuhan bisnis dan disesuaikan sesuai dengan kondisi bisnis.
Control
Tujuannya adalah mengendalikan suatu proses agar kesalahan tidak berlanjut atau mempengaruhi proses lain. Misalnya Apoteker yang melakukan double checking untuk mencegah kesalahan dalam dispensing obat.
Shutdown
Tujuannya menghentikan proses jika terjadi kesalahan. Misalnya ketika menggunakan software Apotek khusus untuk transaksi dan item tidak tercatat, maka sistem tidak akan melanjutkan proses transaksi.
Warning
tujuannya adalah memberikan peringatan jika terjadi ketidaknormalan atau kesalahan dalam suatu proses. Misalnya software yang digunakan Apotek akan memunculkan peringatan jika terdapat stok obat-obatan yang hampir habis.
Mistake-Proofing dalam Software Apotek
Software Apotek yang baik bisa menjadi alat untuk mendeteksi dan mencegah kesalahan loh! Berikut Gmin sebutkan penerapannya:
- Mendeteksi kesalahan input stok obat, mencegah kesalahan saat menghitung jumlah stok obat, dan mencegah kesalahan saat mencatat arus masuk atau keluar obat-obatan
- Memberikan peringatan jika terjadi kesalahan input data, ketika ada stok yang hampir habis dan memberikan peringatan lainnya agar tidak ada kesalahan yang berdampak pada laporan maupun operasional
- Meningkatkan layanan dan menambah kepercayaan pelanggan karena ada sistem yang membuat Apoteker tidak harus melakukan pengecekan berkali-kali dalam menjalankan operasional, sistem tersebut akan melakukan pengecekan dan mendeteksi jika ada kesalahan.
Dengan menerapkan Poka Yoke melalui software Apotek, operasional akan lebih produktif dan aman, dengan itu Anda dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan atau pasien.
4. Manfaat Poka Yoke di Apotek
Meningkatkan Pelayanan
Software yang tepat dan digunakan di Apotek akan membantu melakukan verifikasi saat pemberian obat kepada pasien karena obat-obatan tersebut akan di scan saat proses transaksi sehingga akan terlihat informasi obat (mulai dari nama, dosis, varian, dan informasi lainnya). Tentunya hal ini akan membantu Apoteker maupun karyawan Apotek untuk menghindari kesalahan pemberian obat.
Mengurangi Human Error
Dengan penerapan Poka Yoke, kemungkinan terjadinya kesalahan human error yang disebabkan oleh kecerobohan atau kelalaian dapat diminimalisir. Misalnya mencegah salah memberi obat karena software Apotek yang digunakan akan menunjukan informasi obat ketika di scan menggunakan fitur barcode yang tersedia pada software tersebut.
Baca juga… Apa itu Barcode di Apotek? Simak Keuntungan Penggunaannya!
Efisiensi Operasional
Penerapannya akan membuat operasional Apotek berjalan lebih baik dan produktif karena penggunaan software yang tepat dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk melakukan pengecekan atau pencatatan secara manual, Apoteker dapat fokus melayani kebutuhan pasien dan pelanggan.
Gmin akan memberikan beberapa contoh lain penerapan metode ini dalam kehidupan sehari-hari, misalnya flash disk yang dirancang untuk masuk ke port jika posisinya sudah tepat dan ada setrika listrik yang akan mati sendiri jika tidak digunakan selama beberapa waktu untuk mencegah korsleting listrik.
Berdasarkan pembahasan di atas, Poka Yoke dapat diterapkan dalam berbagai bidang pekerjaan. Metode ini dapat berfungsi optimal untuk mencegah kesalahan, bukan saat terjadinya kesalahan. Untuk mencegah human error di Apotek, khususnya saat menjalankan operasional, Anda bisa menggunakan software Apotek seperti GPOS Lite karena fiturnya beragam, mulai dari fitur operasional hingga manajemen karyawan. Sekian informasi yang dapat Gmin sampaikan, sampai jumpa di pembahasan berikutnya!
Sumber:
Poka Yoke: Pengertian dan Pembahasan Lengkapnya. (2021). Diakses pada 24 Oktober 2024 dari https://kledo.com/blog/poka-yoke/
Menggunakan Metode Poka Yoke untuk Mengatasi Human Error. (2023). Diakses pada 24 Oktober 2024 dari https://www.leapfactor.io/blog/menggunakan-metode-poka-yoke-untuk-mengatasi-human-error
