Apa Arti Retur Obat? Simak Kriteria dan Panduan-nya, Yuk!

Pernahkah Anda memeriksa stok obat-obatan di Apotek dan menemukan obat yang sudah mendekati masa ED (expired date)? Jika menemukan obat-obatan yang mendekati ED, rusak, dan terkontaminasi, Anda bisa melakukan proses retur ke Pedagang Besar Farmasi (PBF). Tetapi ada hal-hal penting yang perlu dilakukan agar proses pengembalian tersebut berjalan dengan baik. Kira-kira apa saja ya? Simak jawabannya pada panduan retur obat ke PBF ter-update, di bawah ini!

1. Retur Obat

Retur obat berarti melakukan proses pengembalian obat ke PBF, baik obat dengan kriteria retur good maupun retur ED. Dalam retur good, obat bisa dikembalikan jika pesanan yang dilakukan tidak sesuai, baik dalam produk dan juga jumlah produk yang di pesan. Untuk retur ED sendiri dilakukan jika ada terdapat obat-obatan yang akan memasuki expired date atau ED. Nah, tentunya proses retur yang dilakukan tidak bisa sembarangan karena ada kriteria yang harus dipenuhi oleh Apotek kepada PBF agar proses retur dapat disetujui.

Contoh kasus untuk retur good adalah ketika terdapat produk yang dipesan dan ingin dikembalikan, untuk kasus ini produk dikembalikan dalam kondisi baik dan masih dapat dijual. Obat ini harus dikembalikan sebelum memasuki masa ED dan harus dikembalikan dalam box yang masih utuh. Ada juga yang dinamakan retur bad dimana obat-obatan yang ingin diajukan pengembaliannya ke PBF dalam kondisi yang sebaliknya dengan kondisi retur good, biasanya proses untuk pengembalian ini harus menunggu PBF memprosesnya terlebih dahulu ke prinsipal kemudian akan diputuskan, apakah pengembalian akan diterima atau dimusnahkan. Retur ED sendiri bisa diproses jika Anda menemukan stok yang maksimal 3 bulan akan memasuki masa expired.

Retur barang yang dilakukan karena ada pesanan yang tidak sesuai bisa dilakukan dengan merevisi faktur kemudian PBF akan kembali mengirim produk yang sesuai dengan pesanan. Untuk batas aman pengajuan retur ED adalah 3 bulan, 1 bulan atau 6 bulan seblum memasuki masa ED, jika tidak besar kemungkinan PBF akan menolak proses retur. Jika pengajuan retur ED memenuhi kriteria maka PBF akan memeriksa barang yang akan diretur dan melihat kesesuaiannya dengan faktur, sebelum tahap retur selanjutnya dilakukan. Ada juga hal yang perlu diperhatikan ketika ingin melakukan retur obat dengan golongan Narkotika, Psikotropika dan Prekursor, dokumen untuk retur golongan obat ini harus dipisahkan dengan dokumen lain agar tidak keliru. Jangan lupa untuk mencatatnya juga pada kartu stok, sehingga tidak menimbulkan kebingungan saat pemeriksaan stok.

2. Tujuan Retur Obat

Selain mengembalikan pesanan yang tidak sesuai dan hampir memasuki ED, ada beberapa tujuan Apotek melakukan retur obat, diantaranya:

Untuk mengurangi stok obat atau alat kesehatan lainnya yang rusak akibat kontaminasi, bahkan mencegah Apotek menjual produk yang ternyata palsu
Menjamin stok obat-obatan di Apotek selalu berada dalam kondisi yang baik sebelum sampai ke tangan pasien
Sebaiknya petugas Apotek secara rutin mengecek stok obat-obatan dalam ruang penyimpanan agar dapat diketahui lebih awal jika ada obat yang rusak, terkontaminasi atau kadaluarsa

Sebelum mengajukan retur, sebaiknya Apotek melakukan hal berikut:

Saat dilakukan pengecekan dan petugas menemukan obat yang rusak akibat kontaminasi atau akan memasuki ED, maka kumpulkan dan pisahkan jika mereka dari golongan obat yang berbeda
Saat melakukan pengecekan, pastikan tanggal kadaluarsa dari obat minimal dalam waktu 3 bulan
Catat juga nama produk dan tanggal expired dan jumlah sediaan obat
Catatan tersebut diberikan kepada bagian penerimaan barang untuk melakukan proses retur

3. Prosedur Retur Obat

Proses Retur ED

Apotek mengumpulkan obat untuk proses retur kemudian membuat pengajuan retur
Apotek mengajukan proses retur ke bagian terkait di Apotek, kemudian permintaan retur akan diteruskan ke PBF
PBF akan menerima permintaan retur dari Apotek
PBF mengecek kondisi fisik obat yang akan di retur, apakah kondisinya dapat dikatakan retur good atau retur bad. Selain itu PBF juga akan memeriksa faktur, apakah obat tersebut benar-benar dibeli di PBF yang sama
Jika kondisi fisik obat yang akan diretur memenuhi kriteria, PBF akan mengisi dokumen TTRB (Tanda Terima Retur Barang)
PBF akan memeriksa jumlah obat yang diajukan pengembaliannya, jika jumlahnya sedikit Apotek akan diminta menandatangani TTRB. Jika obat dalam jumlah banyak, maka pihak PBF akan menggunakan bantuan transportasi (driver yang akan membawa surat TTRB yang ditandatangani Apotek)
Obat yang akan di retur dan dokumen diserahkan kepada petugas retur untuk diperiksa kesesuaiannya
Jika tidak ada masalah, obat akan diterima dan disimpan di tempat khusus (obat-obatan yang mengandung Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi akan disimpan di ruangan terpisah dengan obat lain)
Proses selanjutnya yaitu obat ED akan dikirim ke pusat dan dimusnahkan atau dikembalikan ke pabrik pemilik izin edar. Namun perlu diingat ya, proses ini bisa saja berubah karena mengikuti ketentuan yang berlaku mengenai obat tersebut.

Proses Retur Good

Apotek mengumpulkan obat untuk proses retur kemudian membuat pengajuan retur
Apotek mengajukan proses retur ke bagian terkait di Apotek, kemudian permintaan retur akan diteruskan ke PBF
PBF akan menerima permintaan retur dari Apotek
PBF mengecek kondisi fisik obat yang akan di retur, apakah kondisinya dapat dikatakan retur good atau retur bad. Selain itu PBF juga akan memeriksa faktur, apakah obat tersebut benar-benar dibeli di PBF yang sama
Jika kondisi fisik obat dalam kondisi aman, PBF akan mengisi dokumen TTRB (Tanda Terima Retur jumlah obat yang diajukan pengembaliannya, jika jumlahnya sedikit Apotek akan diminta menandatangani TTRB langsung. Jika obat dalam jumlah banyak, maka pihak PBF akan menggunakan bantuan transportasi (disini driver yang akan membawa surat TTRB yang ditandatangani Apotek).
Obat yang akan diretur dan dokumen diserahkan kepada petugas retur untuk diperiksa kesesuaiannya
Sebelum diproses untuk dijadikan stok lagi, obat akan disimpan di area transit dan jika proses sudah selesai, produk bisa dijual kembali oleh PBF.

4. Kriteria Retur Obat

Kriteria Good

Jika ada koreksi administrasi terkait jumlah pemesanan dan jenis obat-obatan atau alat kesehatan yang dipesan
Jika ada kesalahan dari PBF yang menyebabkan ketidaksesuaian pesanan
Dapat dikatakan good jika produk dalam keadaan baik namun ingin dikembalikan karena terjadi overstock
Penarikan obat oleh pusat dan pengalihan distribusi juga masuk kedalam kriteria good

Kriteria Bad

Suatu obat atau alat kesehatan yang ingin di retur bisa masuk ke kriteria bad jika akan memasuki masa ED (apalagi jika sudah memasuki kadaluarsa lebih dari 3 bulan)
Kemasan yang rusak dan tidak utuh juga bisa dikatakan bad
Jika produk discontinue dan NIE (Nomor Izin Edar) tidak berlaku, maka produk ini juga akan masuk ke kriteria bad
Produk yang ditarik oleh principal dan terjadi pengalihan distribusi juga dapat masuk ke kategori bad
Penarikan produk oleh principal

Dengan menggunakan software Apotek yang tepat, Anda bisa pantau stok obat kapanpun dan dimanapun, sehingga obat yang mendekati masa ED bisa diketahui lebih cepat. Nah, itulah cara untuk melakukan retur ke Apotek. Ikuti langkah-langkah dengan baik dan patuhi aturan dari PBF agar proses retur obat Anda semakin lancar!

Sumber:
Mengenal Alur Pengembalian Produk “Retur” ke Pedagang Besar Farmasi. (2020). Diakses pada 19 September 2024 dari https://farmasetika.com/2020/11/06/mengenal-alur-pengembalian-produk-retur-ke-pedagang-besar-farmasi/
Panduan Retur Barang Apotek: Pengertian, Proses dan Jurnal Akuntansi. (2024). Diakses pada 19 September 2024 dari https://www.gpos.id/blog/panduan-retur-barang-apotek-pengertian-proses-dan-jurnal-akuntansi/

Topik Terkini