Dalam bisnis Apotek, terdapat istilah “safety stock“, kira-kira apa itu Safety Stock ya? Istilah ini merujuk kepada suatu aspek pemesanan obat yang cukup krusial karena berkaitan dengan persediaan obat-obatan yang dibutuhkan Apotek. Safety stock memiliki fungsi untuk membantu Apotek menghindari kekosongan stok disaat meningkatnya kebutuhan obat tertentu. Melalui artikel ini, Gmin akan membantu Anda untuk memahami manfaat dan rumus yang bisa digunakan untuk menghitung safety stock yang dibutuhkan pada Apotek. Yuk, simak sekarang!
1. Apa itu Safety Stock?
Untuk menghindari kekosongan saat dibutuhkannya suatu obat meningkatnya kebutuhan terhadap obat tertentu, maupun terjadi keterlambatan saat pengiriman dari PBF, Apotek wajib memiliki safety stock. Safety stock ini berupa persediaan tambahan yang berfungsi sebagai “cadangan” yang dapat membantu ketika Apotek mengalami kendala dalam persediaan obat-obatan.
Safety stock dapat mengimbangi ketidakpastian permintaan karena ada banyak faktor yang menyebabkan melonjaknya permintaan suatu obat secara tiba-tiba, misalnya musim, tren penggunaan di kalangan masyarakat maupun panic buying ketika terdapat suatu penyakit di kalangan masyarakat. Dengan menyediakan safety stock dalam jumlah yang tepat, Apotek dapat menggunakannya untuk memenuhi permintaan pembeli sambil menunggu pemenuhan kembali persediaan obat yang dibutuhkan.
2. Manfaat Safety Stock di Apotek
Berikut Gmin sebutkan beberapa manfaat safety stock di Apotek:
Mencegah Kekurangan Stok
Safety stock dapat membantu memastikan bahwa Apotek tidak kehabisan persediaan obat saat permintaan dari masyarakat meningkat. Hal ini sangat penting terutama pada saat-saat tertentu seperti musim hujan atau pancaroba, dimana penyakit batuk dan pilek lebih mudah menyerang.
Meningkatkan Efisiensi Pemesanan
Safety stock bisa membuat pemesanan stok Apotek lebih efisien karena perhitungan kebutuhan lebih tepat, resiko pemesanan berlebih dapat dicegah. Pemesanan berlebih dapat menyebabkan deadstock yang merugikan bisnis Anda.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Ketika pasien datang dan mendapatkan obat-obatan maupun produk kesehatan yang dibutuhkan, pasien akan merasa puas. Dengan mempertimbangkan kepuasan pelanggan, Apotek akan memperoleh reputasi yang baik di mata pelanggan.
Mengurangi Resiko Turunnya Penjualan
Dengan adanya safety stock, resiko kehilangan penjualan akibat ketidaktersediaan stok dapat diminimalisir. Jika persediaan utama Apotek habis, safety stock dapat digunakan sebagai “cadangan” sehingga pasien akan tetap mendapatkan obat yang dibutuhkan.
3. Rumus Menghitung Safety Stock
Berikut merupakan rumus menghitung safety stock yang dapat Anda terapkan:
SS = (Permintaan Maksimum – Permintaan Rata-Rata) × Lead Time
Keterangan:
- Permintaan Maksimum: Jumlah obat yang terjual dalam periode tertentu, jumlah obat ini berdasarkan penjualan tertinggi
- Permintaan Rata-Rata: Rata-rata jumlah obat yang terjual dalam periode tertentu
- Lead Time: Waktu yang diperlukan untuk menerima pesanan obat setelah pemesanan dilakukan ke PBF
4. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Safety Stock
Dalam menentukan jumlah safety stock yang dibutuhkan di Apotek Anda, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan:
Peningkatan Permintaan
Peningkatan permintaan pasien terhadap suatu obat dapat mempengaruhi kebutuhan safety stock. Apoteker harus memantau tren penjualan dan memperkirakan kemungkinan peningkatan permintaan obat-obatan tersebut.
Pada musim hujan dan musim pancaroba, permintaan terhadap obat-obatan tertentu bisa meningkat tajam, terutama obat batuk dan pilek. Maka itu, Apotek perlu mempertimbangkan tingkat peningkatan permintaan saat menentukan jumlah safety stock yang diperlukan.
Waktu Pengiriman (Lead Time)
Lead time cukup penting dalam menentukan safety stock karena panjangnya lead time berarti Apotek membutuhkan safety stock lebih banyak untuk menghindari keterlambatan dalam pengiriman.
Lead time dapat dipengaruhi oleh beberapa hal penting seperti: pengiriman dari PBF, jarak PBF ke Apotek hingga transportasi yang digunakan oleh kurir PBF untuk mengantarkan obat-obatan ke Apotek. Untuk mengantisipasi hal-hal yang berkaitan dengan pengiriman obat-obatan, Apotek perlu memastikan ada “cadangan” obat yang cukup.
Biaya Penyimpanan
Biaya terkait dengan penyimpanan juga harus dipertimbangkan. Terlalu banyak safety stock dapat menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi, sedangkan terlalu sedikit dapat menyebabkan kekurangan stok.
Kepatuhan Regulasi
Setiap negara tentunya memiliki regulasi yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengelolaan stok obat-obatan, Apotek perlu memperhatikan regulasi yang ditetapkan, termasuk saat ingin menyiapkan safety stock. Di Indonesia, regulasi mengenai penyimpanan dan pengelolaan stok dapat Anda lihat, salah satunya pada Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 73 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek.
5. Tips Mudah Menghitung Safety Stock
Dengan menggunakan software Apotek, Anda dapat merasakan kemudahan dalam menghitung dan mengelola safety stock agar lebih efisien. Gmin punya rekomendasi yang tepat jika Anda ingin software yang bisa membantu dalam manajemen stok obat, transaksi penjualan, serta penyusunan laporan keuangan, Anda bisa mencoba aplikasi Apotek GPOS Lite. Sistem POS (Point of Sales) ini merupakan kasir pintar yang dapat digunakan untuk menyusun laporan keuangan sehingga bisnis Apotek tetap optimal di era digital.
Safety stock menjadi hal yang krusial bagi Apotek untuk mengoptimalkan ketersediaan obat dan memastikan efisiensi pemesanan. Jika menerapkan tips-tips yang telah Gmin sebutkan di atas dengan tepat, Anda dapat memberikan pelayanan optimal dan meningkatkan omzet Apotek. Selamat mencoba!
Sumber:
Rindawati, M. S., & Andriani, H. (2022). Analisis Pengendalian Persediaan Obat Menggunakan Metode ABC, Safety Stock, EOQ, dan Rop di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Pemerintah di Jakarta. Syntax Literate; Jurnal Ilmiah Indonesia, 7(10), 18142-18153.
Simamora, H., Komara, E., & Hidayat, D. (2024). Analisis Manajemen Logistik Obat Dalam Perencanaan Pengendalian Safety Stock Di Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Management Studies and Entrepreneurship Journal (MSEJ), 5(1), 3088-3097.
