Jika kamu merupakan karyawan Apotek maupun Pemilik Sarana Apotek (PSA), kamu tentunya tidak asing dengan istilah stok opname.
Stok opname sangat penting dilakukan secara rutin dan berkala. Agar stok opname Apotek kamu berjalan dengan lancar dan benar, simak penjelasannya di bawah ini.
Apa Arti Stok Opname di Apotek?
Apa yang dimaksud stok opname? Stok opname/ stok opnam adalah kegiatan pemeriksaan fisik stok barang di gudang yang disesuaikan dengan pencatatan stok di sistem atau buku persediaan. Kegiatan ini penting dilakukan, khususnya untuk Apotek secara berkala untuk menjaga akurasi data stok obat-obatan sehingga ketersediaan barang yang dibutuhkan pelanggan.
Stok opname ini juga memiliki beberapa istilah lain, seperti stok taking, inventory count dan physical inventory. Namun di kalangan Apotek, nama stok opname lebih sering digunakan.
Adapun pengertian stok opname menurut para ahli.
Stok Opname menurut Robert R. Moeller
Stok opname merupakan alat yang penting untuk memastikan bahwa catatan persediaan akurat dan sesuai dengan jumlah fisik yang ada.
Stok Opname menurut Toto Sucipto
Stok opname adalah perhitungan barang jadi yang dilakukan secara berkala atau periodik dengan menghitung langsung fisik barang dagangan yang ada di gudang. Kemudian data fisik akan dicocokan jumlahnya dengan catatan pembukuan di kartu stok manual atau data stok di komputer bagian gudang.
Tujuan Melakukan Stok Opname di Apotek
Stok opname memiliki beberapa tujuan penting, yaitu:
1. Akurasi Data Stok Obat di Apotek
Prinsip dasar stok opname adalah mencocokkan pencatatan data di sistem dengan keberadaan fisik barang. Stok opname yang dilakukan secara rutin dan benar akan memastikan akurasi data stok barang, sehingga karyawan Apotek terhindar dari kebingungan saat stok di sistem tidak sesuai dengan fisiknya.
2. Apotek dapat Mengidentifikasi Selisih Stok
Selisih antara stok fisik dan data di sistem adalah hal wajar yang tak terhindarkan dan bisa dialami oleh Apotek. Jika perbedaan ini diketahui sejak dini melalui stok opname, Kamu dapat mengidentifikasi serta menganalisis selisih stok tersebut untuk keperluan evaluasi.
3. Melakukan Penyesuaian Stok
Saat selisih stok terjadi, tindakan yang harus dilakukan adalah penyesuaian untuk memulihkan keakuratan. Apabila terjadi kesalahan pencatatan, Kamu bisa melakukan pembenaran pada buku persediaan, atau menyesuaikan kembali catatan untuk barang yang hilang.
Cara Melakukan Stok Opname Apotek
Setelah mengetahui pengertian dan tujuan stok opname, kamu bisa langsung melakukan stok opname. Agar lebih mudah dan cepat, kamu bisa mengikuti beberapa langkah di bawah ini. Berikut adalah langkah atau tata cara stok opname yang dapat dilakukan di Apotek:
1. Persiapan Stok Obat
Tahap awal ini mengharuskan Kamu memastikan bahwa semua transaksi stok barang telah selesai diinput ke dalam sistem. Selanjutnya, cetak daftar stok per kategori dari sistem sebagai pedoman untuk dicocokkan dengan stok fisik yang ada di Apotek, dan informasikan kepada semua karyawan mengenai jadwal pelaksanaannya.
2. Pemeriksaan Fisik
Pemeriksaan fisik dilakukan dengan menghitung jumlah stok barang secara langsung di gudang. Kamu harus melakukannya secara cermat dan teliti untuk menghindari kesalahan, termasuk memperhatikan tanggal kedaluwarsa hingga kondisi kemasan obat.
3. Pencocokan Stok
Pada langkah ini, tugas kamu adalah mencocokkan hasil perhitungan stok fisik dengan data yang tercatat di sistem atau buku persediaan Apotek. Apabila ditemukan selisih, maka diperlukan analisis mendalam untuk mengidentifikasi dan mengetahui penyebab pasti dari ketidaksesuaian tersebut.
4. Penyesuaian Stok
Setelah selisih teridentifikasi dan dianalisis, langkah terakhir adalah melakukan penyesuaian stok di sistem, baik dengan menambah atau menguranginya. Penyesuaian ini dilakukan berdasarkan penyebab umum seperti kesalahan pencatatan, atau adanya barang yang hilang atau rusak.
Penyebab Selisih Stok di Apotek
Penyebab utama Selisih Stok Obat di Apotek dapat dikelompokkan menjadi tiga kategori besar. Sebagai berikut:
- Kesalahan Konversi Satuan yang kompleks (dari Box ke Strip ke Tablet)
- Kesalahan Administrasi dan Human Error (terutama saat penerimaan dan retur barang atau salah input data penjualan)
- Kelalaian dalam Pengelolaan Batch Number dan ED yang menyebabkan obat kedaluwarsa menumpuk. Faktor human error dalam pencatatan manual atau penggunaan sistem POS yang tidak terintegrasi.
Tips Melakukan Stok Opname di Apotek
Agar stok opname di Apotek lebih efektif, kamu bisa mengikuti beberapa tips di bawah ini.
1. Lakukan Stok Opname Secara Berkala
Stok opname idealnya dilaksanakan secara teratur dengan frekuensi yang kamu sesuaikan dengan kebutuhan Apotek, misalnya 3 hingga 12 bulan sekali. Pelaksanaan berkala ini sangat penting untuk memastikan data stok barang atau obat di Apotek selalu terjaga keakuratannya.
2. Libatkan Karyawan Apotek
Keterlibatan aktif dari seluruh karyawan Apotek sangat dianjurkan karena dapat mempercepat seluruh proses stok opname. Selain membantu efisiensi waktu, melibatkan karyawan juga dapat secara signifikan mengurangi risiko kesalahan selama pelaksanaan proses penghitungan.
3. Gunakan Alat Bantu: Aplikasi Stok Opname untuk Apotek
Gunakan alat bantu seperti kalkulator, komputer, atau barcode scanner untuk mempermudah penghitungan dan validasi data. Khusus Apotek, kamu bisa memanfaatkan sistem Apotek seperti GPOS Lite yang dikembangkan oleh GPOS, karena aplikasi stok opname ini memiliki fitur stok opname yang mempermudah proses ini.
4. Lakukan Analisis Selisih Stok
Jika selisih stok ditemukan, analisis untuk mengetahui penyebabnya wajib dilakukan, terutama untuk mencegah terulangnya perbedaan stok di masa mendatang. Evaluasi ini krusial, sebab penyebab umum seperti kesalahan pencatatan, terutama pada sistem manual, menandakan perlunya Apotek beralih ke sistem yang lebih terintegrasi..
Istilah-istilah Penting Dalam Stok Opname Apotek
Deadstok
Deadstok merujuk pada obat-obatan atau persediaan yang tidak terjual dalam waktu lama, seringkali karena kerusakan, kedaluwarsa, atau perencanaan pembelian yang tidak tepat. Kondisi ini merugikan bisnis dan membuat penyimpanan obat menjadi tidak efektif, sehingga Apotek perlu melakukan stok opname untuk mengidentifikasi dan mencatat obat yang berisiko tinggi mengalami deadstok tersebut.
Baca juga… 4 Hal Tentang Safety Stock di Apotek dan Manfaatnya, Ada Rumusnya Loh!
Di sini stok opname memiliki fungsi untuk mencatat dan mengetahui akurasi stok obat-obatan yang tersedia di Apotek. Dengan melakukan stok opname, Apotek dapat mengetahui obat-obatan maupun alat kesehatan lainnya yang beresiko mengalami deadstok.
Berikut merupakan obat maupun alat kesehatan yang berpotensi mengalami deadstok:
- Obat-obatan yang tidak/jarang diresepkan oleh dokter
- Obat yang memiliki kemasan rusak
- Obat yang dekat dengan tanggal kedaluwarsa
Out of Stok
Out of Stok adalah situasi di mana obat-obatan yang dibutuhkan pelanggan tidak tersedia, yang secara langsung dapat menurunkan kepuasan pelanggan dan merugikan Apotek secara finansial. Oleh karena itu, stok opname menjadi krusial untuk mencegah terjadinya out of stok, terutama untuk obat yang sering dicari atau laris di Apotek.
Berikut merupakan obat maupun alat kesehatan yang berpotensi mengalami out of Stok:
- Obat yang sering dicari
- Alat kesehatan yang dibutuhkan untuk melakukan prosedur tertentu
- Obat OTC yang sering dibeli oleh pelanggan Apotek
Buffer Stok
Buffer Stok adalah persediaan ekstra obat atau alat kesehatan yang disiapkan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan atau situasi darurat yang tidak terduga. Penentuan jumlah buffer stok ini didasarkan pada tingkat permintaan dan data penjualan sebelumnya, di mana stok opname berfungsi membantu Kamu dalam menetapkan jumlah ideal persediaan ekstra yang dibutuhkan.
Dalam hal ini, stok opname memiliki fungsi untuk menentukan jumlah buffer stok yang dibutuhkan.
Berikut merupakan obat maupun alat kesehatan yang dapat dijadikan sebagai buffer stok:
- Obat-obatan yang dapat digunakan untuk situasi darurat
- Alat kesehatan atau alat medis yang penting untuk operasi
- Alat kesehatan yang sedang banyak dicari/sedang tren
Cara Membuat Laporan Stok Opname Obat di Apotek
Dengan memastikan stok opname obat maupun non-obat di Apotek tersusun dengan baik, kamu akan mengetahui kondisi stoknya yang ada di Apotek, mulai dari jumlah yang tersedia hingga stok yang kosong, dari sini kamu dapat memperkirakan produk yang perlu di restock.
Dengan kata lain, Apotek jadi lebih mudah memantau pergerakan obat yang masuk dan juga keluar. Berikut merupakan langkah yang dapat dilakukan untuk membuat laporan stok opname di Apotek.
Mengetahui Stok yang Perlu Menjadi Prioritas
Fungsi stok opname adalah untuk mengidentifikasi obat mana yang hampir habis dan paling dicari pelanggan, sehingga harus diprioritaskan pengadaannya untuk mencegah stock out. Kamu juga harus memastikan stok yang tersedia masih memiliki masa kedaluwarsa (ED) yang panjang; jika mendekati masa ED, segera hubungi PBF atau ikuti prosedur yang berlaku.
Identifikasi Stok dan Buat Kategori
Sebelum mengumpulkan data, kamu harus menentukan jenis laporan (manual atau otomatis), kemudian kumpulkan data stok dan klasifikasikan berdasarkan kategori, jenis, dan golongan obat. Setelah itu, hitung jumlah stok per kategori dengan menyesuaikan antara stok awal, obat masuk (pembelian/retur penjualan), dan obat keluar (penjualan/retur pembelian/ED).
Data stok akan lebih mudah untuk didapat jika kamu menggunakan aplikasi stok opname Apotek yang sistemnya sudah terintegrasi, jadi tidak perlu repot-repot menghitung secara manual. Berikut langkahnya.
- Kumpulkan data stok yang ada dan catat deskripsi stok dengan sesuai
- Klasifikasi atau buat stok obat berdasarkan kategori, jenis obat, dan golongan obat
- Hitung jumlah stok untuk masing-masing kategori
- Hitung nilai obat dan sesuaikan harga jual agar keuntungan optimal
- Jumlah stok obat dihitung berdasarkan stok awal, obat yang masuk dari pembelian atau retur penjualan dan obat yang keluar dari penjualan (retur pembelian, obat tidak layak/ED dan obat yang akan dimusnahkan)
- Tentukan periode pembuatan laporan (misalnya dalam satu bulan, tiga bulan atau pertahun)
- Jika kamu membuat laporan manual, buat format yang jelas dan berisi informasi yang dibutuhkan, termasuk periode laporan
- Sesuaikan dengan kebutuhan: Apotek dapat menentukan periode pencatatan stok yang sesuai dengan kebutuhan dan sistem pelaporan di Apotek.
Contoh Tabel Stok Opname Barang
- Di sini kamu perlu menentukan dulu periode laporan yang dibuat, karena penting untuk memantau obat-obatan yang sering dicari pada periode tersebut sehingga dapat menjadi acuan untuk persediaan di periode selanjutnya.
- Dalam laporan, harus ada informasi lengkap mengenai stok obat-obatan. Jika kamu mencatat laporan secara manual, gunakan format yang jelas dan ringkas ya! Namun jangan sampai ada informasi penting yang terlewat.
- Jika laporan stok obat di Apotek tersusun dengan rapi, keuntungan bisnis juga akan maksimal. Maka itu, pastikan tidak ada kekeliruan saat menyusun hal ini, apalagi jika pencatatan masih dilakukan secara manual.
Bagi kamu yang tidak ingin mengalami kekeliruan maupun selisih stok saat melakukan pencatatan, kamu bisa menggunakan aplikasi GPOS Lite.
Berita Acara Stok Opname
Berita acara stok opname adalah dokumen resmi yang mencatat hasil pengecekan dan pencocokan jumlah stok barang secara fisik dengan data yang tercatat dalam sistem atau pembukuan. Hal ini berguna untuk memastikan keakuratan persediaan.
Dokumen ini biasanya memuat informasi selisih stok, kondisi barang, serta ditandatangani oleh pihak terkait. Berita acara ini merupakan bentuk pertanggungjawaban dan bukti administrasi yang sah, terutama untuk kebutuhan audit, laporan keuangan, dan pengendalian stok usaha.
Contoh Tabel Stok Opname Barang
Mengapa Stok Opname di Apotek Sering Tidak Akurat?
Stok opname total yang dilakukan sekali dalam periode panjang (tahunan atau semesteran) seringkali tidak akurat karena tingginya tingkat kelelahan staf, tekanan waktu untuk segera menyelesaikan perhitungan, dan terakumulasinya selisih stok dalam jumlah besar yang sulit dilacak penyebabnya.
- Human Error Tinggi: Proses stok opname yang jarang dan dilakukan secara total menimbulkan tekanan waktu dan kelelahan pada staf Apotek. Staf yang terburu-buru dan lelah cenderung melakukan kesalahan fatal, baik dalam menghitung jumlah fisik maupun saat mencatat data.
- Kehilangan Penjualan: Pelaksanaan stok opname total biasanya memerlukan penutupan operasional Apotek untuk memastikan perhitungan yang cermat. Penutupan ini berarti Apotek mengalami kehilangan penjualan yang signifikan, yang berdampak buruk pada aspek finansial bisnis.
- Analisis Sulit: Jangka waktu yang panjang menyebabkan terakumulasinya selisih stok dalam jumlah besar, menjadikannya sulit untuk dilacak penyebab pastinya. Dengan selisih yang terlalu besar, kamu akan kesulitan menentukan apakah penyebabnya adalah kehilangan (shrinkage), kesalahan input, atau adanya barang yang rusak.
Cara Stok Opname Tanpa Tutup Apotek
Stok opname tanpa tutup Apotek adalah metodologi inventarisasi berjalan (cycle counting) yang memungkinkan Apotek melakukan perhitungan fisik stok tanpa menghentikan operasional penjualan. Tujuannya adalah mengurangi kerugian operasional akibat penutupan Apotek.
Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan membagi jadwal stok opname berdasarkan kategori obat (Fast Moving dan Slow Moving). Strategi ini memprioritaskan perhitungan berdasarkan pergerakan obat, di mana obat fast moving yang berisiko selisih tinggi harus diopname mingguan. Sebaliknya, obat slow moving yang jarang keluar cukup diopname bulanan, sementara obat high value (harga satuan tinggi) perlu diaudit terbatas harian.
- Fast Moving (High Priority): Opname mingguan. Fokus pada obat bebas dan resep paling laku.
- Slow Moving (Low Priority): Opname bulanan atau kuartalan. Fokus pada stok yang jarang keluar.
- High Value (Critical Priority): Opname harian (terbatas). Fokus pada obat-obatan dengan harga satuan tertinggi.
Cara Mencegah Selisih Stok Obat di Apotek
Cara paling efektif untuk mencegah selisih stok obat adalah dengan mengimplementasikan sistem inventaris terintegrasi yang mengotomatisasi pencatatan konversi satuan dan menerapkan pencatatan batch number sejak proses penerimaan barang (digital good receipt).
Mencatat Batch Number dalam Penerimaan Barang
Pencatatan batch number sangat penting dalam penerimaan barang karena batch number adalah identitas unik yang mengikat setiap unit obat ke tanggal kedaluwarsa dan riwayat kualitasnya. Tanpa batch number yang tercatat akurat sejak proses penerimaan, Apotek tidak dapat menerapkan sistem FEFO (First Expired First Out) untuk mencegah dead stock dan Apotek tidak dapat membuat laporan stok obat untuk mengidentifikasi stok prioritas yang harus segera dijual atau dipesan ulang.
Di Indonesia, traceability obat wajib dipenuhi untuk kepatuhan regulasi BPOM dan Kemenkes. Laporan stok obat yang akurat harus mampu menunjukkan riwayat penjualan setiap batch number. Jika terjadi audit, Apotek harus dapat membuktikan bahwa semua stok yang ada memiliki batch number terdaftar dan dikelola sesuai FEFO.
Apabila PBF mengumumkan recall (penarikan produk) tertentu, pencatatan batch number yang tepat memungkinkan Apotek menarik stok yang terpengaruh tanpa mengangggu stok dari batch number lain yang aman.
Batch number memungkinkan pelacakan riwayat produksi, seperti bahan baku yang digunakan dan kondisi produksi, informasi tersebut penting dan dapat digunakan sebagai analisis jika terjadi masalah kualitas pada produk obat-obatan. Alasan penting lainnya, batch number juga dapat diintegrasikan dengan sistem modern untuk mempercepat proses pelacakan dan memperkecil risiko kesalahan saat meginput produk secara manual.
Solusi Penerimaan Barang Digital (Digital Good Receipt)
Bukti penerimaan barang digital (digital good receipt) adalah catatan elektronik yang mengkonfirmasi penerimaan barang atau jasa yang dibeli, menggantikan dokumen kertas, mengurangi kesalahan, dan mengotomatisasi pembaruan inventaris/akuntansi. Bukti ini mencatat rincian terperinci (barang, jumlah, kualitas, biaya) melalui perangkat lunak, aplikasi seluler, atau pemindai, memungkinkan pencocokan tiga arah secara real-time dengan pesanan pembelian untuk mengoptimalkan manajemen inventaris.
Surat penerimaan barang digital memiliki fungsi sebagai berikut:
- Efisiensi Proses: Surat penerimaan digital menghilangkan entri data manual, mengurangi biaya, waktu, dan kesalahan manusia.
- Ketepatan Data: Barang diperiksa berdasarkan jumlah, jenis, dan kualitas saat tiba, lalu didokumentasikan secara instan, seringkali dengan bukti foto.
- Integrasi Sistem: Dokumen ini terintegrasi langsung dengan sistem, memfasilitasi pencocokan tiga arah otomatis, membandingkan Pesanan Pembelian (PO), penerimaan barang, dan faktur.
- Visibilitas Real-Time: Tingkat persediaan diperbarui secara instan saat barang diterima, memastikan data akurat untuk pembelian dan keuangan.
Penggunaan Aplikasi Apotek untuk Stok Opname
Metode paling efisien adalah menggunakan aplikasi Apotek seperti GPOS Lite, di mana staf cukup memindai (scan) barcode obat saat masih di rak tanpa perlu mencetak daftar stok. Penggunaan sistem ini memangkas waktu pencatatan manual dan menghilangkan human error karena data scan langsung masuk ke sistem.
Melalui pembahasan di atas, kita dapat mengetahui bersama bahwa stok opname merupakan kegiatan yang sangat penting dilakukan di Apotek secara berkala. Kegiatan ini penting untuk menjaga akurasi data stok barang dan memastikan ketersediaan barang yang dibutuhkan pelanggan
GPOS Lite dapat kamu gunakan untuk membantu proses stok opname. Dengan GPOS Lite, Apotek dapat melakukan stok opname tanpa khawatir akan mengalami selisih stok. Yuk, coba GPOS Lite sekarang!
