Defecta merupakan sebuah “sistem” atau “metode” pencatatan dalam pengadaan obat yang dibutuhkan dalam sebuah bisnis Apotek, dan umumnya Defecta dilakukan oleh Apoteker. Persediaan obat-obatan merupakan hal terpenting karena digunakan untuk memenuhi permintaan Apotek dan memiliki dampak langsung terhadap bisnis. Defecta sangat penting loh, untuk mengetahui informasi selengkapnya, simak pembahasan di bawah ini yuk!
1. Pengertian Defecta
Defecta dilakukan untuk mencatat pesanan untuk memenuhi kebutuhan obat, fungsi utamanya adalah memeriksa obat dan stok obat untuk menghindari pemesanan kembali (double order). Pencatatan ini berisi nama obat atau alat kesehatan, sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai beserta jumlahnya, baik stok yang masih tersedia hingga stok yang sudah habis. Pencatatan yang tidak sesuai akan menimbulkan selisih stok, sehingga pencatatan defecta harus dibuat dilakukan dengan penuh ketelitian dan tidak boleh ditunda
Defecta digunakan untuk memeriksa stok produk untuk mengetahui obat-obatan mana saja yang termasuk produk fast moving, produk slow moving dan menghindari lupa memesan produk. Dengan melakukan pencatatan defecta dengan teliti, Apotek dapat memastikan kebutuhan obat akan terpenuhi.
Jika kurang teliti, Apotek yang masih menggunakan cara manual ketika mencatat kebutuhan obat-obatan sangat rentan mengalami human error, dimana data akan tercatat kembali ketika ketidaktelitian selama melakukan pencatatan. Selain itu, jika proses penjualan obat dilakukan secara manual akan ada kemungkinan dimana transaksi yang dicatat manual melalui buku rentan hilang, sehingga dapat merugikan bisnis karena tidak ada back up catatan. Hal-hal ini dapat menimbulkan kesalahan dalam perhitungan obat atau selisih stok. Selanjutnya, Gmin akan membahas mengenai cara mudah dalam melakukan pengadaan obat. Langsung saja simak pembahasan selanjutnya!
2. Tips Melakukan Pengadaan Obat
- Lakukan pengadaan berdasarkan perencanaan, ketahui produk obat mana saja yang cepat terjual, baik resep maupun non-resep, lalu analisa masing-masing produk untuk mengetahui produk mana yang harus diprioritaskan pemesanannya
- Pastikan bahwa kartu stok update agar barang yang masuk atau keluar akan dicatat lebih akurat, mulai dari penerimaan, pengeluaran, barang rusak, barang ED dan barang hilang
- Ketahui trend yang sedang terjadi, disini Apoteker harus memahami apa saja produk yang sedang dicari oleh pelanggan
- Sediakan stok obat yang sesuai dengan kondisi yang sedang terjadi, misalnya sedang musim hujan, maka sediakan obat-obatan yang sesuai untuk mengatasi sakit yang rentan terjadi saat musim tersebut
- Sesuaikan kondisi keuangan ketika ingin melakukan pengadaan obat untuk menghindari kerugian dalam bisnis
Umumya, terdapat beberapa metode yang digunakan untuk melakukan perencanaan obat, berikut metode-metodenya:
- Metode Epidemiologi, dimana Apotek melakukan perencanaan obat berdasarkan penyakit yang sedang terjadi atau rentan terjadi di daerah Apotek berada
- Metode Konsumsi, yaitu berdasarkan data periode sebelumnya. Data ini akan menunjukkan produk mana yang fast moving dan produk mana yang slow moving
- Metode Just In Time, metode perencanaan sesuai dengan kebutuhan dengan jumlah yang terbatas, dimana metode ini digunakan pada obat-obatan yang jarang dicari dan cara pembeliannya adalah melalui resep. Obat ini juga memiliki harga yang cukup mahal dan masa ED-nya terbilang pendek
Selain itu, Gmin punya tips tambahan dalam melakukan perencanaan obat, sebagai berikut:
- Pastikan legalitas PBF Anda
- Pastikan PBF Anda memiliki barang yang lengkap
- Diskon juga penting
- Jarak PBF dan Apotek diusahakan tidak terlalu jauh agar pengiriman dapat dilakukan dengan cepat dan efektif
3. Tips Membuat Defecta Produk
- Lakukan stok opname, untuk mengetahui jumlah pasti persediaan obat di Apotek
- Catat obat-obatan secara rutin, baik yang tersedia, habis maupun hampir habis pada Defecta
- Buat pesanan/pengadaan obat sesuai dengan catatan yang sudah dibuat, untuk menghindari stock out (kosongnya stok yang dibutuhkan)
- Lakukan pemeasanan dalam jumlah kecil terlebih dahulu agar tidak terjadi penumpukan obat pada penyimpanan
- Defecta juga dapat digunakan untuk menyaring produk yang ditawarkan oleh PBF, ketika produk yang ditawarkan tersebut tidak ada dalam defecta maka Apotek tidak perlu memesan produk obat tersebut
| Hari & Tanggal | Nama Obat | Sisa Stok | Kebutuhan | Nama PBF |
4. Tahap Pengadaan Obat Dengan Defecta
- Memeriksa obat yang sering dibutuhkan oleh pasien
- Mencatat jenis obat yang dibutuhkan melalui Defecta
- Melaporkan obat-obatan kepada pihak di Apotek yang bertanggung jawab untuk melakukan pengadaan obat untuk kemudian dilakukan pemesanan
- Pencatatan obat yang dibutuhkan dalam Defecta disalin dalam surat pesanan ke PBF (waktu pemesanan disesuaikan dengan kebutuhan obat, baik untuk obat slow moving maupun fast moving)
- Memesan obat kepada PBF dengan surat pesanan oleh bagian pengadaan
- PBF akan mengantarkan pesanan yang dibutuhkan
Salah satu tips dalam membuat Defecta adalah menghitung stok produk di Apotek, sekarang Anda tidak perlu khawatir kesulitan dalam menghitung stok karena sudah tersedia software maupun aplikasi yang bisa membantu hitung stok secara otomatis dan akurat, Anda bisa mencoba GPOS Lite. Dengan GPOS Lite, operasional Apotek Anda akan semakin mudah, coba sekarang!
Sumber:
http://repository.wima.ac.id/id/eprint/21587/3/BAB%20II.pdf
