Surat pesanan obat merupakan surat yang digunakan oleh Apotek untuk memesan produk obat kepada PBF. Surat pesanan obat sangat krusial dalam bisnis Anda karena berkaitan dengan kuantitas pemesanan, waktu pemesanan dan jenis obat-obatan yang dibutuhkan di Apotek.
Pembuatan surat pesanan obat memerlukan kehati-hatian karena berkaitan dengan operasional Apotek, namun Anda tidak perlu khawatir karena Gmin telah mencantumkan template surat pesanan yang dapat digunakan untuk mempermudah pemesanan obat bagi Apotek. Silahkan disimak ya!
1. Fungsi Surat Pesanan Obat
Berdasarkan Peraturan Kepala BPOM No. 40 Tahun 2013, surat pesanan adalah surat yang berisi permintaan pengadaan Prekursor Farmasi dan/atau Obat Mengandung Prekursor Farmasi yang dilengkapi dengan nama, jenis, kekuatan dan kuantitas pemesanan yang ditujukan kepada supplier obat.
Sebagaimana yang tercantum dalam “Pedoman Pengelolaan Obat dan Bahan yang Baik Di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian”, pengadaan obat dan bahan obat harus berasal dari fasilitas resmi yang memiliki izin fasilitas sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
Jika pengadaan obat dilakukan melalui Pedagang Besar Farmasi (PBF), Anda harus memastikan pastikan bahwa PBF memiliki sertifikat yang membuktikan kredibilitas dalam distribusi obat dan memiliki legalitas. Untuk melakukan pengadaan obat, dibutuhkan surat pesanan obat. Berikut merupakan fungsi surat pesanan obat untuk Apotek:
Dokumen Legal Dalam Pemesanan Obat
- Surat pesanan memiliki fungsi sebagai dokumen legal yang diajukan oleh Apotek kepada PBF (Perusahaan Besar Farmasi)
- Surat pesanan berisi informasi Apotek, jenis obat dan kuantitas obat yang dipesan
- Surat pesanan menjadi syarat bagi PBF untuk melakukan distribusi obat
Perencanaan Obat
- Surat pesanan membantu Apotek mengelola kuantitas obat yang disesuaikan dengan permintaan pasien, sehingga tidak akan terjadi ketidaktersediaan obat (stock out) maupun persediaan obat terlalu banyak (stagnant).
- Surat pesanan membantu Apotek menghemat penyimpanan obat karena dapat menghindari resiko stagnant.
Baca juga… 5 Metode dan Tips Perencanaan Obat Untuk Bisnis Apotek Anda!
Bukti Transaksi Untuk Laporan Keuangan
- Surat pesanan dapat dijadikan sebagai bukti transaksi ataupun bukti pembayaran antara Apotek dan supplier obat (PBF).
- Surat pesanan berisi kuantitas pemesanan obat, harga obat dan metode pembayaran saat Apotek melakukan pemesanan kepada PBF.
- Surat pesanan dapat digunakan untuk melengkapi laporan keuangan Apotek, yang dapat digunakan untuk melakukan audit Apotek
Meningkatkan Efisiensi Pengadaan Obat
- Surat pesanan membantu Apotek untuk lebih efisien dalam melakukan pengadaan obat
- Surat pesanan dapat membantu Apotek meminimalisir terjadinya kesalahan pemesanan obat.
2. Ketentuan Surat Pesanan Obat Secara Manual dan Elektronik
Manual
- Dokumen bersifat asli, dibuat minimal rangkap 2 (tidak boleh faksimili/fotokopi), satu rangkap untuk supplier obat dan satu rangkap untuk arsip Apotek.
- Ditandatangani oleh Apoteker/Tenaga Teknis Kefarmasian Penanggung Jawab, dilengkapi nama jelas, dan nomor SIPA/SIPTTK.
- Mencantumkan nama, alamat lengkap, dan nomor izin sarana (termasuk nomor telepon/faksimili dan stempel Apotek).
- Mencantumkan nama, alamat lengkap, dan nomor izin fasilitas supplier obat atau PBF.
- Mencantumkan nama, jenis obat yang dipesan, jumlah (dalam angka dan huruf), isi kemasan obat dan bahan obat yang dipesan.
- Menuliskan nama kota dan tanggal pemesanan dengan jelas.
- Prosedur pemesanan dilakukan dengan mengikuti ketentuan peraturan perundang-undangan.
Elektronik
- Pastikan bahwa sistem elektronik hanya dapat digunakan oleh Apoteker dan Tenaga Teknis Kefarmasian Penanggung Jawab.
- Mencantumkan nama, alamat lengkap, dan nomor izin Apotek (termasuk nomor telepon/faksimili dan stempel Apotek).
- Mencantumkan nama, alamat lengkap, dan nomor izin fasilitas supplier obat atau PBF.
- Mencantumkan nama, jenis obat yang dipesan, jumlah (dalam angka dan huruf), isi kemasan obat dan bahan obat yang dipesan.
- Menuliskan nama kota dan tanggal pemesanan dengan jelas.
- Sistem elektronik harus menjamin produk minimal 5 tahun terakhir dapat ditemukan.
- Surat pesanan obat elektronik harus dipertanggungjawabkan kebenarannya saat proses pemeriksaan.
- Memastikan bahwa data surat pemesanan obat memiliki back up sebagai arsip.
3. Template Surat Pesanan Obat
Surat Pesanan Prekursor Farmasi
Surat Pesanan Narkotika
Surat Pesanan Psikotropika
4. Mempermudah Pemesanan Obat Melalui Aplikasi
Seperti yang Gmin jelaskan sebelumnya, selain membuat surat pesanan secara manual, Anda juga dapat membuat surat pesanan obat elektronik. Jika Anda melakukan pemesanan obat kepada PBF melalui bantuan teknologi, Anda dapat mencoba aplikasi maupun software yang telah bekerja sama dengan PBF terpercaya. Efektivitas proses pemesanan obat dapat dilakukan dengan lebih mudah dengan SP Digital, dengan SP Digital, proses pemesanan obat ethical atau prekursor jadi lebih cepat, APJ dapat memberi tanda tangan digital kapanpun dan dimanapun, sesuai dengan Peraturan BPOM. Selamat mencoba!
Sumber:
https://iaijatim.id/wp-content/uploads/2019/11/PBPOM-no-40-tahun-2013-tentang-Pedoman-pengelolaan-prekursor.pdf
https://jdih.pom.go.id/download/product/1303/24/2021
