Langkah Mudah Membuat Laporan Stok Obat di Apotek

Laporan stok obat merupakan satu dari banyaknya hal penting yang perlu dilakukan untuk mengelola bisnis Apotek. Bagi bisnis Apotek, laporan stok obat sangat krusial karena digunakan untuk mengetahui jumlah obat-obatan yang terjual, tersedia, hingga jumlah stok obatan yang dibutuhkan.

1. Manfaat Laporan Stok Obat

Mengoptimalkan Persediaan Obat

Dengan memastikan laporan stok obat tersusun dengan baik, Anda akan mengetahui kondisi stok obat yang ada di Apotek, mulai dari jumlah yang tersedia hingga stok yang kosong, dari sini Anda dapat memperkirakan produk yang perlu di restock. Dengan kata lain, Apotek jadi lebih mudah memantau pergerakan obat yang masuk dan juga keluar. Berikut Gmin jelaskan lebih lanjut mengenai optimalisasi persediaan obat-obatan:

Laporan stok obat membantu mengetahui akurasi stok obat, sehingga hal-hal seperti stock out, stagnant dan deadstock dapat dihindari.
Laporan ini dapat digunakan sebagai data untuk menganalisis obat apa saja yang sedang banyak dicari (trend) dan dibutuhkan. Misalnya sedang musim hujan, maka itu Anda dapat memastikan stok obat demam, flu hingga batuk tersedia dalam jumlah yang cukup
Seperti yang sudah Gmin sebutkan, laporan ini juga bisa membantu untuk menghindari stagnant atau stok yang berlebih dan tidak mengalami pergerakan. Stok yang berlebih dan tidak terjual dapat merugikan bisnis karena produk bisa kadaluarsa, selain itu juga bisa menambah biaya penyimpanan
Untuk stock out sendiri dapat menimbulkan kekecewaan pelanggan dan berakibat pada menurunnya kualitas pelayanan, karena Apotek tidak dapat menyediakan kebutuhan pelanggan

Dengan membuat laporan secara berkala, permasalahan-permasalahan di atas dapat dicegah. Namun, tentu saja Anda harus memastikan bahwa pencatatan dilakukan secara akurat. Laporan ini bisa dibuat secara manual dengan buku maupun otomatis menggunakan aplikasi khusus.

Mengetahui Stok yang Perlu Menjadi Prioritas

Disini laporan juga berfungsi untuk mengetahui obat-obatan mana yang perlu di restock dan diprioritaskan pengadaannya. Obat-obatan yang diprioritaskan biasanya merupakan obat yang stok-nya hampir habis dan juga yang paling banyak dibeli oleh pelanggan.

Ketika ada stok obat yang hampir habis, terutama jika obat tersebut merupakan obat yang sering dicari, Anda harus segera memesan stok melalui PBF untuk mencegah stock out
Pastikan juga Anda memastikan stok yang tersedia jauh dari tanggal kadaluarsa ya! Jika terdapat obat-obatan yang mendekati waktu kadaluarsa (Masa ED), Anda dapat menghubungi PBF atau mengikuti prosedur dan ketentuan yang berlaku agar obat tersebut tidak disalahgunakan

2. Cara Membuat Laporan Stok Obat

Identifikasi Stok dan Buat Kategori

Sebelum mengidentifikasi stok obat apa saja yang ada, Anda harus menentukan terlebih dahulu jenis laporan yang akan digunakan, misalnya secara manual atau otomatis (menggunakan software khusus Apotek).

Setelah menentukan jenis laporan yang tepat, Anda dapat mulai mengumpulkan data-data stok. Nah, data stok akan lebih mudah jika Anda menggunakan software Apotek yang sistemnya sudah terintegrasi, jadi tidak perlu repot-repot menghitung secara manual. Berikut Gmin jelaskan secara lengkap bagaimana cara mengidentifikasi stok yang ada:

Kumpulkan data stok yang ada dan catat deskripsi stok dengan sesuai
Klasifikasi atau buat stok obat berdasarkan kategori, jenis obat, dan golongan obat
Hitung jumlah stok untuk masing-masing kategori
Hitung nilai obat dan sesuaikan harga jual agar keuntungan optimal
Jumlah stok obat dihitung berdasarkan stok awal, obat yang masuk dari pembelian atau retur penjualan dan obat yang keluar dari penjualan (retur pembelian, obat tidak layak/ED dan obat yang akan dimusnahkan)
Tentukan periode pembuatan laporan (misalnya dalam satu bulan, tiga bulan atau pertahun)
Jika Anda membuat laporan manual, buat format yang jelas dan berisi informasi yang dibutuhkan, termasuk periode laporan
Sesuaikan dengan kebutuhan: Apotek dapat menentukan periode pencatatan stok yang sesuai dengan kebutuhan dan sistem pelaporan di apotek.

Buat Format Laporan

Disini Anda perlu menentukan dulu periode laporan yang dibuat, karena penting untuk memantau obat-obatan yang sering dicari pada periode tersebut sehingga dapat menjadi acuan untuk persediaan di periode selanjutnya
Dalam laporan, harus ada informasi lengkap mengenai stok obat-obatan
Jika Anda mencatat laporan secara manual, gunakan format yang jelas dan ringkas ya! Namun jangan sampai ada informasi penting yang terlewat

3. Gunakan Aplikasi Khusus Apotek

Jika laporan stok obat di Apotek tersusun dengan rapi, keuntungan bisnis juga akan maksimal. Maka itu, pastikan tidak ada kekeliruan saat menyusun hal ini, apalagi jika pencatatan masih dilakukan secara manual.

Gmin punya saran bagi Anda yang tidak ingin mengalami kekeliruan maupun selisih stok saat melakukan pencatatan. Anda bisa menggunakan aplikasi GPOS Lite. Dengan GPOS Lite, laporan persediaan obat tidak lagi dibuat secara manual karena aplikasi ini punya fitur-fitur khusus yang membuat operasional semakin lancar. Yuk, coba sekarang!

Sumber:
https://majoo.id/solusi/detail/contoh-laporan-stok-barang

Topik Terkini