Dalam bisnis Apotek, faktur merupakan salah satu elemen penting untuk mencatat transaksi yang terjadi. Terdapat dua macam faktur, ada faktur penjualan dan faktur pembelian. Faktur penjualan diberikan oleh Apotek kepada pelanggan ketika transaksi terjadi, sedangkan faktur pembelian diterima oleh Apotek ketika melakukan transaksi obat maupun alat kesehatan dengan PBF.
Sebagai pengelola Apotek maupun Apoteker, Anda harus paham perbedaan dua faktur ini, karena keduanya sangat penting untuk mencatat laporan keuangan. Disini Gmin akan membahas mengenai kedua jenis faktur tersebut lebih dalam. Simak artikel dibawah ini agar lebih paham ya!
1. Apa itu Faktur Penjualan?
Faktur penjualan adalah bukti transaksi yang dilakukan pelanggan dengan Apotek. Isi dari bukti transaksi ini umumnya obat-obatan atau produk kesehatan yang dibeli, harga produk, nominal pembayaran dan informasi penting mengenai Apotek (seperti nama, alamat dan nomor kontak). Faktur ini sangat penting loh, karena digunakan untuk mencatat pendapatan bisnis.
Contoh Faktur Penjualan
Dikarenakan fungsi utama faktur ini adalah mencatat transaksi yang terjadi, detail produk yang terjual juga harus ditulis secara rinci, karena berhubungan dengan stok opname. Dengan faktur penjualan yang detail, pencatatan stok produk juga akan lebih terpantau dan sesuai.
2. Apa itu Faktur Pembelian?
Faktur ini dikeluarkan oleh PBF dan diterima oleh Apotek ketika melakukan pemesanan obat-obatan maupun produk kesehatan lainnya. Fungsi utamanya adalah untuk bukti penerimaan produk. Maka itu, faktur ini berisi rincian produk yang dibeli, harga per-produk, nominal total pembelian dan informasi kedua belah pihak (Apotek dan PBF).
Dokumen ini juga penting loh, karena merupakan bukti transaksi pembelian yang merupakan pengeluaran perusahaan. PBF akan memproses bukti transaksi ini setelah pemesanan produk disetujui, lalu dokumennya akan dikirimkan kepada Apotek bersamaan dengan pesanan, sebagai tanda bahwa produk yang diterima sudah sesuai dengan pesanan Apotek.
Namun, jika Apotek merasa bahwa produk yang dipesan tidak sesuai, tidak perlu khawatir. Faktur ini bisa digunakan untuk melakukan proses refund atau pengembalian ke pihak PBF. Maka itu, Anda perlu menyimpan faktur ini dengan baik ya, karena setiap PBF memiliki ketentuan yang berbeda untuk proses retur produk.
Kemudian ada faktur elektronik. Sebenarnya faktur elektronik atau e-Faktur memiliki fungsi yang sama dengan faktur fisik, perbedaannya terletak hanya pada bentuknya. Jika e-Faktur berbentuk elektronik yang disertai tanda tangan digital untuk validasi, maka faktur secara umum berbentuk fisik.
e-Faktur juga dapat digunakan untuk pembayaran pajak. Hal ini merupakan wujud peningkatan layanan Direktorat Jenderal pajak (DJP) agar masyarakat lebih mudah dan lebih taat saat membayar pajak. Untuk Anda yang lelah membuat faktur manual, Gmin ingin memperkenalkan Anda kepada GPOS Lite, aplikasi POS ini punya fitur khusus yang membantu pembuatan faktur jadi lebih efisien.
3. Elemen Faktur Penjualan dan Pembelian
Berikut merupakan elemen yang umumnya ada pada faktur penjualan:
- Nama Apotek, alamat, nomor telepon dan kontak: untuk mempermudah pelanggan mengetahui penjual
- Nomor faktur untuk melacak transaksi yang terjadi
- Tanggal transaksi untuk mencatat kapan terjadinya transaksi
- Rincian produk yang dibeli oleh pelanggan untuk menyesuaikan dengan stok yang tersedia
- Nominal pembayaran beserta pajak dan biaya lainnya untuk mencatat keuangan
Untuk faktur pembelian, elemennya terdiri dari:
- Informasi pihak Apotek dan pihak PBF (nama, termasuk alamat dan kontak)
- Nomor faktur untuk melacak transaksi
- Tanggal transaksi untuk menunjukkan waktu transaksi
- Produk, jenis dan jumlah pembelian dengan masing-masing harga per-produk dan total pembelian
- Rincian total pembayaran yang dibayarkan oleh Apotek kepada PBF
4. Perbedaan Faktur Penjualan dan Pembelian
Faktur Penjualan
- Memiliki nilai tagihan yang harus dibayarkan oleh pelanggan, secara tunai maupun dengan sistem kredit
- Terdapat invoice pembelian untuk melihat nominal tagihan yang harus dibayarkan oleh pelanggan (sebagai bukti transaksi)
- Bukti transaksi tersebut dapat digunakan jika pelanggan merasa pesanan tidak sesuai dan ingin mengajukan refund. Dengan mencantumkan bukti transaksi, proses refund akan lebih mudah untuk kedua pihak
Faktur Pembelian
- Dapat digunakan sebagai bukti/dokumen resmi untuk membuat laporan keuangan
- Dapat membantu untuk melakukan stok opname, karena jumlah kesesuaian barang dapat dicocokan dengan faktur pembelian
- Jika produk obat-obatan maupun produk kesehatan lainnya mengalami kerusakan, mendekati masa expired dan terdapat ketidaksesuaian lainnya, Apotek dapat mengajukan refund dan menggunakan faktur pembelian ini sebagai salah satu syarat
- Untuk menghitung pajak yang harus dibayarkan, Apotek juga dapat menggunakan faktur ini sebagai dokumen pendukung
Bagaimana, apakah Anda sudah paham perbedaan kedua faktur tersebut? Agar tidak mudah lupa, Gmin akan mengingatkan kembali secara singkat ya! Jadi, faktur penjualan digunakan untuk mencatat transaksi Apotek dengan pelanggan dan faktur pembelian digunakan untuk mencatat transaksi Apotek dengan PBF.
Jika Anda mencatat dan menyusun faktur dengan tepat, bisnis Apotek Anda akan semakin optimal loh! Selain itu, operasional Apotek juga akan terbantu, karena dengan melakukan pencatatan faktur dengan teliti, jumlah stok obat-obatan dan alat kesehatan lainnya akan semakin terpantau dan selisih stok dapat dihindari.
Sumber:
https://www.jurnal.id/id/blog/simak-perbedaan-antara-faktur-penjualan-dan-pembelian/
