Sebagai penyedia obat-obatan, Apotek harus punya perencanaan obat yang baik agar kuantitas dan kualitas obat yang tersedia tetap terkendali. Anda perlu memastikan ketersediaan obat untuk mencegah kekosongan obat (stock out). Selain memastikan ketersediaan obat, Anda juga perlu memastikan persediaan obat tidak berlebih (stagnant), untuk menghindari penumpukan obat.
Untuk menghindari terjadinya kurangnya persediaan maupun berlebihnya persediaan obat, Anda perlu melakukan perencanaan obat yang matang dan terstruktur. Untuk itu, Gmin telah merangkum metode dan tips untuk memastikan ketersediaan stok obat yang dapat diterapkan untuk bisnis Apotek Anda, simak dengan baik ya!
1. Perencanaan Obat: Metode Just-In-Time (JIT)
JIT merupakan metode yang memiliki tujuan untuk meminimalkan persediaan obat, sehingga Anda hanya melakukan pemesanan ketika obat tersebut dibutuhkan. Dengan menggunakan metode JIT, Anda dapat menghemat biaya penyimpanan.
Namun, Anda harus benar-benar teliti jika menggunakan metode ini. Hal-hal yang perlu diperhatikan saat menggunakan metode JIT adalah: Anda perlu berkoordinasi dengan supplier obat Anda, lakukan perencanaan jadwal pemesanan, buat jadwal penerimaan obat dan konfirmasi penerimaan obat untuk mencegah terjadinya stagnant atau stok obat yang berlebih.
Untuk mempermudah implementasi metode Just-In-Time, Anda dapat menggunakan aplikasi maupun software yang menjadi sarana pertukaran informasi dari supplier ke customer untuk memastikan detail pemesanan yang lebih akurat.
2. Perencanaan Obat: Metode Minimum-Maximum
Metode Minimum-Maximum merupakan metode yang dapat Anda terapkan untuk mencegah stagnant dan stock out. Dalam implementasi metode Minimum-Maximum, Anda harus mencatat jenis-jenis obat yang paling sering dibeli oleh pelanggan Anda.
Setelah itu, tentukan stok minimum yang harus ada di Apotek untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Untuk mencegah stok yang berlebih dan berakibat pada stok kadaluarsa, tentukan stok maksimum yang dapat disimpan di Apotek.
Jika stok obat untuk pelanggan sudah minimum, segera pesan obat kepada supplier dan ingat bahwa jumlah obat yang dipesan tidak boleh melebihi stok maksimum yang telah Anda tentukan sebelumnya. Selain itu, penerapan metode Minimum-Maximum dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi Apotek yang berfungsi untuk mempermudah pencatatan dan pengelolaan bisnis Apotek Anda.
3. Perencanaan Obat: Metode EOQ (Economic Order Quantity)
Metode ini digunakan untuk meminimalkan biaya-biaya yang dibutuhkan dalam bisnis Apotek Anda. Misalnya, biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Implementasi EOQ dilakukan dengan menentukan jumlah obat yang terjual dalam satu tahun. Setelah itu, tentukan jumlah biaya yang dikeluarkan setiap melakukan pemesanan obat dan tentukan juga biaya yang Anda keluarkan untuk menyimpan unit obat per-tahun.
Dengan metode Economic Order Quantity, Anda bisa menghemat biaya pemesanan dan penyimpanan karena Anda telah memiliki pencatatan yang berfungsi sebagai penyesuaian untuk hal-hal tersebut. Namun, Anda perlu memastikan bahwa data yang diperlukan untuk metode EOQ merupakan data yang akurat untuk optimalisasi EOQ. Untuk memastikan kesesuaian data, Anda perlu melakukan monitoring dan evaluasi data secara berkala.
Anda perlu mengetahui bahwa metode EOQ tidak memperhitungkan kemungkinan terjadinya peningkatan permintaan produk dan juga tidak memperhitungkan waktu penerimaan pesanan. Sehingga Anda perlu menimbang apakah metode ini sesuai dengan yang dibutuhkan oleh bisnis Anda, karena terdapat metode-metode lain yang telah Gmin rangkum untuk Anda
4. Perencanaan Obat: Metode ABC
Metode ABC digunakan untuk melakukan klasifikasi ketersediaan obat berdasarkan tingkat penjualan obat tersebut. Dalam penerapannya, metode ini membagi obat berdasarkan hal sebagai berikut:
- Kelompok A. Obat-obatan dalam kelompok A merupakan obat dengan permintaan tertinggi dari pelanggan. Sehingga, kelompok A akan diutamakan perencanaan dan ketersediaannya.
- Kelompok B. Obat-obatan dalam kelompok B merupakan obat dengan tingkat penjualan menengah. Sehingga, kelompok B akan dilakukan setelah perencanaan obat kelompok B dilakukan.
- Kelompok C. Obat-obatan dalam Kelompok C merupakan obat dengan tingkat penjualan terendah. Sehingga, perencanaan obat Kelompok C dilakukan setelah perencanaan obat Kelompok A dan Kelompok B.
5. Perencanaan Obat: Metode Kombinasi
Dikarenakan terdapat kekurangan-kekurangan dari metode yang digunakan, metode kombinasi hadir untuk melengkapi kekurangan yang ada pada setiap metode. Implementasi penggunaan metode kombinasi adalah metode yang sesuai dengan metode lainnya untuk menemukan metode perencanaan obat yang paling sesuai.
Untuk menggunakan metode kombinasi, Anda perlu melakukan analisis agar menemukan metode mana yang efisien untuk bisnis Anda.
Tips Optimalisasi Perencanaan Obat
- Anda harus melakukan monitoring secara berkala untuk melihat apakah metode yang dilakukan sudah efektif
- Untuk mempermudah perencanaan obat, Anda dapat menggunakan aplikasi maupun software yang telah menyediakan fitur yang Anda butuhkan
- Anda juga dapat meminta saran sesama Apoteker untuk menentukan metode yang dianggap sesuai dengan bisnis
- Hal yang tidak kalah penting yaitu mendata penjualan obat untuk memastikan akurasi data yang digunakan untuk metode yang membutuhkan data dalam proses implementasinya
- Untuk perencanaan obat, Anda juga perlu memperhatikan hal-hal lainnya seperti pertimbangan biaya dan pertimbangan ruang penyimpanan
Baca juga… 6 Langkah Mudah Kelola Stok Obat di Apotek Tingkatkan Pelayanan
Dengan informasi yang telah tersedia, Gmin harap Anda dapat memilih metode perencanaan obat yang tepat dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang sesuai dengan kondisi Apotek Anda. Jangan lupa terapkan juga tips-tips yang telah Gmin berikan agar terjadi optimalisasi pada bisnis Apotek Anda dan peningkatan pelayanan kepada pelanggan.
Sumber:
https://jurnal.unpad.ac.id/farmaka/article/view/46765/pdf
